Door afrondingsregels tussen items op je verkoop- en betalingsrapporten kun je enkele verschillen van 1 cent zien tussen je verkoop- en betalingsrapporten binnen dezelfde periode.

Er zijn andere gevallen waarin het verkooprapport niet overeenkomt met de geïnde betaling, bijvoorbeeld bij contante betalingen. In dit geval is er een oplossing voor het betaaltype toegepast en zal de betaalmethode "afronden van contanten" het verschil met de rekening opnemen.

In het onderstaande artikel wordt uitgelegd waarom er afrondingsverschillen optreden in je verkoop- en betalingsrapporten. Hierdoor begrijp je beter hoe de afrondingsverschillen je rapportage kunnen beïnvloeden en waar je rekening mee moet houden bij het rapporteren over je winkel.

Achtergrondinformatie

Voordat we je uitleggen waarom er afrondingsverschillen zijn tussen elk verkocht product op je verkoop- en betalingsrapporten, is het belangrijk dat je een duidelijk beeld hebt van de verschillende termen die worden gebruikt.

Verkooprapport: geeft een overzicht van de dagtotalen over een bepaalde periode.

Omzet: Dit is geld dat aan de winkel moet worden betaald als alle verkopen zijn voltooid. Deze verkopen zijn allemaal tussen de openings- en sluitingstijd van je winkel aangemaakt, maar ze geven niet weer hoeveel geld er is ontvangen binnen deze periode van kassasluiting.

Betalingen: dit is de som van het totale bedrag dat is ontvangen per betaalmethode.

Betalingsrapport: geeft een overzicht van hoeveel geld er in een bepaalde periode is ontvangen voor elke betaalmethode in je winkel.

Betaalmethode Betaalmethoden zijn verschillende methoden in de winkel om geld te ontvangen. Dit kan contant geld, creditcard, cadeaubon, op rekening etc. zijn.

Betaalmethode afronden van contanten: Dit is een functie in Retail POS waarmee je verschillende afrondingswaarden en -regels kunt kiezen, afhankelijk van de valuta van je land. Klik hier voor meer informatie over afronden van contanten in Retail POS.

Omzet: de totale waarde van de verkopen in de gespecificeerde periode.

Verkoopprijs: de prijs van een product wanneer het aan een klant wordt verkocht.

Verschuldigde bedragen: Een verschuldigd bedrag is een verplichting om in de toekomst te betalen. Verkopen op rekening, winkeltegoed, cadeaubonnen en loyalty's worden in Retail POS als verschuldigde bedragen geboekt en niet als betalingen.

Hoe ziet het afrondingsverschil eruit?

Nu je de termen die we gaan gebruiken begrijpt, bespreken we hoe deze afrondingsverschillen eruit kunnen zien op je verkoop- en betalingsrapporten.

Een verkoop in de winkel verwerken.

Als je twee verkopen in de winkel verwerkt, elk met 1 van deze producten, wordt de prijs:

• 67,91981 + 4,07519 = 71,995 (overeenkomstig betalingsbedrag = € 72,000000)

• 67,91981 + 4,07519 = 71,995 (overeenkomstig betalingsbedrag = € 72,000000)

Het totaal op je verkooprapport is € 143,99.

Het totaal op je betalingsrapport is € 144,00.

Over het algemeen zouden deze twee cijfers overeen moeten komen, maar zoals je kunt zien in het verkoop- en betalingsrapport is dat niet het geval.

Retail POS registreert dit verschil in omzet niet automatisch vanwege de afrondingsregels die in Retail POS zelf zijn ingesteld.

Welke afrondingsregels zijn ingesteld in Retail POS?

In Retail POS wordt alles opgeslagen tot 5 cijfers achter de komma, behalve betalingen, die worden afgerond tot 2 cijfers achter de komma. Dit komt omdat betalingen gebaseerd zijn op het doen van aankopen, en over het algemeen wordt bij het doen van aankopen alles afgerond op 2 cijfers achter de komma.

Verkoopprijzen en zaken als belastingen worden echter niet afgerond op 2 cijfers achter de komma, omdat dit een behoorlijk verschil kan opleveren.

Waarom gebeurt dit?

Zowel het verkooprapport als het betalingsrapport hebben heel duidelijke rapportageregels.

• Verkooprapporten tonen de netto verkoopopbrengsten die je in de winkel verzamelt. Dit betekent dat het verkooprapport de bruto-omzet minus kortingen, toeslagen en retouren toont en is gebaseerd op de verkoopprijs van producten die zijn geregistreerd in Retail POS.

• Het betalingsrapport laat zien hoeveel geld er is ontvangen voor elke betaalmethode in je winkel over een bepaalde periode. Daarom toont het de omzet als het Verschuldigde bedrag dat wordt geregistreerd op het moment dat het bedrag verschuldigd is en niet op het moment dat het is betaald (op het moment van verkoop). Zoals vermeld, zijn betalingen gebaseerd op ontvangen geld en daarom worden ze op 2 cijfers achter de komma afgerond met een reden.

Hoe werkt dit met Xero?

Op dit moment lossen we dit op voor klanten die met Xero hebben geïntegreerd door wat code uit te voeren om uit te zoeken wat de betalingsverschillen zijn. Dit wordt vervolgens in Xero op je rekening Voor betalingsverschillen geboekt wanneer je je kassasluitingen boekt.

Wat kunnen we doen aan de afrondingsverschillen?

Zoals vermeld, heeft Retail POS voor het afronden van contanten de mogelijkheid om een oplossing met een betaalmethode voor afronden van contanten aan te maken. Vanwege de materialiteit is dit echter niet toegepast op de afrondingsverschillen tussen verkooprapporten en betalingsrapporten.

Materialiteit is een boekhoudkundig begrip dat betrekking heeft op het belang van het vastleggen van een gebeurtenis of transactie. De boekhoudregels schrijven voor dat wanneer je te maken hebt met grote sommen geld en je afrondt naar de dichtstbijzijnde decimaal, je niet moet afronden als het afronden van de som de materialiteit zou beïnvloeden. Als de algemene informatie correct is en je rapporten niet materieel onjuist zijn, kan de transactie blijven staan zoals hij is.

Omdat de afrondingsverschillen tussen je verkoop- en betalingsrapporten altijd plus of min 1 cent zullen zijn, liggen deze verschillen ver onder de materialiteit van elke winkelier en kunnen ze blijven bestaan.

Wat gebeurt er nu?

Het enige wat je moet doen als je te maken krijgt met afrondingsverschillen is rekening houden met het volgende:

1. De enige manier waarop je geen verschil zou verwachten, is als je op kasbasis zou werken en geen verkoop op rekening, winkeltegoed, cadeaubonnen of loyalty zou aanbieden, welke als verschuldigde bedragen in plaats van betalingen zouden worden geboekt.

2. De cijfers in zowel je betalingen als je omzet zijn correct en nauwkeurig. Ze geven alleen de beschikbare nauwkeurigheid voor elk cijfer weer.

3. Deze afrondingsverschillen zijn normaal en worden verwacht door een accountant. Als je meer informatie nodig hebt, neem dan contact op met een accountant die je hierover meer advies kan geven.