Zodra je de integratie tussen je Retail POS-winkel en je Xero-account hebt opgezet, moet je enkele wijzigingen aanbrengen in je dagelijkse processen.

Lees in dit artikel hoe je de Xero-integratie kunt gebruiken:

Verkopen op rekening

Elke keer dat je een verkoop op rekening doet in Retail POS, wordt er automatisch een debiteurenfactuur gemaakt en naar Xero gestuurd. De factuur bevat:

• Een gespecificeerde verkooplijst van alle producten (exclusief belasting), totaal belastingbedrag(en), totaal verkoopbedrag.
• Eventuele betalingen voor de verkoop.
• Klantgegevens: als deze klant nog niet in Xero staat, maakt Retail POS een klantrecord aan in Xero.

Het factuurnummer op de debiteurenfactuur in Xero komt overeen met het Retail POS-kassabon/factuurnummer voor de verkoop op rekening. Als er al een dubbel kassabonnummer in Xero staat, wordt er alleen in Xero een oplopend -1-achtervoegsel aan het factuurnummer toegevoegd. Vergeet niet dat je in Xero geen betalingen kunt registreren op een niet-goedgekeurde factuur. Daarom raden we je aan om je instellingen zo te configureren dat alle facturen als goedgekeurd naar Xero worden gestuurd.

Betalingen afhandelen

Zodra de debiteurenfactuur is aangemaakt in Retail POS, kun je op twee manieren de betaling afhandelen:

1. Betaling afhandelen in Xero

Als je een bankstorting of een andere online betaling van een klant ontvangt, kun je deze betaling toewijzen aan de debiteurenfactuur in Xero.

• Zoek eerst de betaling op je bankafschrift en gebruik de afstemmingsfunctie om deze te koppelen aan de debiteurenfactuur voor de verkoop op rekening. Soms ontvang je een betaling die van toepassing is op meerdere facturen, bijvoorbeeld als de klant meerdere openstaande verkopen op rekening heeft in Retail POS en deze allemaal tegelijk betaalt. In dat geval moet je ervoor zorgen dat je de betaling koppelt aan alle relevante verkopen. Klik hier voor meer informatie over hoe je dit kunt doen in Xero.

• Betalingen die worden toegepast op facturen op rekening in Xero zullen automatisch terug worden geleid naar de factuur in Retail POS en de betaling daar registreren.

Het is belangrijk om je omzet in Retail POS bij te werken wanneer er een betaling wordt ontvangen in Xero. Anders zou het kunnen gebeuren dat je winkelpersoneel per ongeluk een betaling boekt tegen een verkoop in Retail POS die al betaald is in Xero. Dit is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat je openstaande klantensaldi zowel in Retail POS als in Xero up-to-date zijn.

2. Betaling afhandelen in Retail POS

Je klanten willen misschien hun rekeningsaldo aflossen terwijl ze in de winkel zijn.

Als je klant een totaal uitstaand saldo heeft dat meer dan één verkoop op rekening beslaat, dan kan de klant (een deel van) dat bedrag betalen. Klik hier om meerdere verkopen op rekening van één klant in één transactie af te betalen in Retail POS.

Betaling afhandelen voor een enkele verkoop op rekening:

• Zoek eerst de verkoop op rekening in je Verkoopgeschiedenis (Verkopen > Verkoopgeschiedenis) of door naar de klant te zoeken op de pagina Klanten(Klanten > Klanten).

• Open vervolgens de verkoop door op het pijltje te klikken. Dit brengt je naar het lopende verkoopscherm.

• Klik ten slotte op Betalen en registreer het betalingsbedrag. Als de klant slechts een gedeeltelijke betaling doet, selecteer dan weer "op rekening" om de resterende waarde van de verkoop weer op rekening te zetten. Retail POS zal Xero automatisch bijwerken met de betaling.

Een gedeeltelijk voltooide verkoop op rekening ongedaan maken, annuleren of retourneren

Het kan nodig zijn om een verkoop op rekening te annuleren als je klant bijvoorbeeld het product heeft teruggestuurd of als de verkoop per ongeluk is gedaan. De beste manier om dit te doen is door een dummybetaling op rekening door te voeren in Retail POS om de verkoop af te sluiten.

Maak vervolgens een nieuwe verkoop en voeg alle items toe uit de oorspronkelijke verkoop met negatieve aantallen. Betaal de klant uit via terugbetaling. Je hoeft alleen de bedragen die ze hebben betaald terug te storten. Het resterende bedrag is het saldo van de dummybetaling die je hebt gedaan.

Je hoeft niets aan te passen in Xero, want de dummybetaling sluit de factuur en het terugbetalingsbedrag, inclusief in de dagafsluiting van de kassa, brengt dit in evenwicht.

Afstemming

Zodra je verkoop is aangemaakt in Xero, moet je de betalingen aan de klant afstemmen met de stortingen op je bankrekening. Als de klant je direct heeft betaald, bijvoorbeeld met een creditcard voor de factuur, dan kun je de betaling terugvinden in je Xero-bankafschrift en koppelen aan de factuur.

Voor veel klanten wordt de betaling echter opgenomen in een grotere bankstorting, zoals de storting aan het einde van de dag. Dit betekent dat je deze betaling moet koppelen aan de factuur voor de verkoop op rekening, evenals alle andere van toepassing zijnde transacties, zoals de dagelijkse kassasluiting. Raadpleeg het Xero-helpartikel voor richtlijnen hierover.

Kassasluitingen

Het is essentieel om elke dag aan het einde van de handel alle kassa's in je winkel te sluiten. Als je personeel hebt, zorg er dan voor dat je een sluitingsproces hebt voor elke kassa, in elk filiaal, elke dag. Dit omvat het contante geld tellen en uit de kassalade verwijderen, het optellen van je kaart/EFTPOS-machine, indien nodig, en het sluiten van de kassa('s) in Retail POS.

Welke informatie wordt naar Xero gestuurd als je je kassa sluit?

Als je een kassa sluit in Retail POS, wordt er een debiteurenfactuur aangemaakt in Xero. De factuur bevat:

• Loyality verdiend door klanten: Totale Loyalty-waarde van verdiend door klanten in de kassasluiting. Dit verhoogt de toegewezen Loyalty-uitgavenrekening. 
• Verschuldigd bedrag aan Loyalty gecreëerd door Loyality verdiend door klanten: Totale waarde van Loyality verdiend door klanten in de kassasluiting. Dit verhoogt de toegewezen Loyalty-passiefrekening.
• Verkooprekeningcode: XXX: Het verkooptotaal van wat er is verkocht wordt uitgesplitst in relevante rekeningcodes, afhankelijk van de integratie-instellingen. Dit verhoogt de toegewezen omzetrekening.
• Verkooprekeningcode: XXX: De totale waarde van de kortingen die in de kassasluiting zijn gegeven. Hierdoor wordt een toegewezen uitgavenrekening verhoogd of een toegewezen omzetrekening verlaagd.
• Verkooprekeningcode: XXX: De totale waarde van de verkochte cadeaubonnen in de kassasluiting. Dit verhoogt de toegewezen rekening voor cadeaubonverplichtingen
• Tekort aan contanten: Het totale verschil tussen het getelde contante geld bij het sluiten van de kassa en het verwachte contante geld. Dit verhoogt of verlaagt de toegewezen kostenrekening, afhankelijk van of de telling hoger of lager was.
• Uitgifte winkeltegoed: Het totale bedrag aan winkeltegoed dat is terugbetaald aan klanten in de kassasluiting. Dit verhoogt de in kaart gebrachte rekening voor winkeltegoedverplichting
• Eindsaldo (kassalade): Het totale bedrag aan contant geld dat wordt geteld op het moment dat de kassa wordt gesloten. Dit verhoogt de toegewezen eindsaldorekening
• Uitgaven kleine kas: Het totale bedrag aan contant geld dat uit de kassa is gehaald voor de kleine kas. Dit verhoogt de toegewezen kasuitgavenrekening.
• Cash out (uitgaven): Het totale bedrag aan contant geld dat wordt verwijderd om te bankieren. Dit verhoogt de toegewezen cash out-activarekening.
• Openingssaldo: Het totale bedrag aan contant geld dat wordt geteld op het moment dat de kassa wordt geopend. Dit verlaagt de toegewezen activarekening
• Vooraf ontvangen omzet: Het totale bedrag aan vooruitbetalingen dat is ontvangen voor nog niet voltooide verkopen. Dit verhoogt de Retail POS-passiefrekening.

Wat gebeurt er als ik mijn betalingen wekelijks stort (op mijn bankrekening) of voor meer dan één kassa tegelijk?

Voor veel klanten worden de betalingen voor kassasluitingen opgenomen in een grotere bankstorting, zoals een wekelijkse storting of verrekening van creditcardverwerkers. Dit betekent dat je deze betaling moet koppelen aan de factuur voor alle van toepassing zijnde kassasluitingen. Raadpleeg het helpartikel van Xero voor meer informatie hierover.

Voorraadbeheer

De boekhouding van de voorraadkosten is belangrijk om te kunnen zien of je detailhandel geld oplevert. Je accountant moet weten hoeveel je voorraad je kost en hoeveel je voorraad waard is.

Voorraadbestellingen

Wanneer je je voorraadbestellingen verwerkt via Retail POS, moet je deze naar Xero sturen om een crediteurenfactuur aan te maken in Xero. In tegenstelling tot de rest van de integratie gebeurt dit niet automatisch.

Volg de onderstaande stappen om een ontvangen voorraadbestelling in Xero te plaatsen:

1. Navigeer naar Voorraad > Vooraadbeheer in Retail POS.

2. Filter de pagina met voorraadbestellingen op Ontvangen bestellingen.

3. Klik op Naar Xero sturen in de kolom Referentie om de factuur in Xero te maken.

4. Je kunt nu op Bekijken in Xero klikken om de factuur in Xero te laden.

Als je je factuur betaalt, kun je de uitgaande betalingstransactie in je bankafschrift koppelen aan de crediteurenfactuur in Xero.

De informatie die naar Xero wordt gestuurd is:

• Datum waarop de bestelling volledig is ontvangen in Xero
• Naam leverancier
• Bestelde producten
• Bestelde hoeveelheid
• De bestelnaam en het factuurnummer van de leverancier worden naar het referentieveld in Xero gestuurd
• Leveringskosten (exclusief belasting). Belasting wordt door Xero toegepast volgens je instellingen.

De vervaldatum wordt NIET naar Xero gestuurd, omdat dit de dag is waarop je verwacht de bestelling te ONTVANGEN, niet de datum waarop de betaling verschuldigd is.

Onthoud dat als je wilt dat bepaalde producten op verschillende uitgavenrekeningen worden geboekt, je dit kunt aanpassen op de productpagina.

Voorraadaanpassingen: beschadiging, verspilling, verlies en voorraadtellingen

Het is ook heel belangrijk om aanpassingen aan je voorraadniveaus bij te houden, of het nu gaat om beschadigde of kapotte voorraad, verspilling (zoals voedsel aan het einde van de dag) of verlies (gestolen items). Soms weet je van het verlies wanneer het gebeurt (beschadigde voorraad, verspilling) en andere keren realiseer je het je misschien pas als je een voorraadtelling doet.

Al deze verschillende soorten aanpassingen kunnen worden vastgelegd in Retail POS. Om snel individuele producten aan te passen, raadpleeg je onze handleiding Voorraadaanpassingen verwerken.

Om de voorraad op grotere schaal aan te passen, raden we aan om een voorraadaanpassing uit te voeren. Raadpleeg onze gids Wat is een voorraadtelling en hoe voer ik er een uit voor meer informatie.

Voorraadaanpassingen, inclusief voorraadtellingen, kunnen niet rechtstreeks vanuit Retail POS naar Xero worden gestuurd. Hiervoor moet een handmatig journaal worden ingevuld in Xero.

Problemen met de Xero-integratie oplossen

Ik zie een rood Xero-logo; hoe los ik dat op?

1. Klik op het rode Xero-logo.

2. Is de transactie verzonden (het Xero-logo wordt dan blauw)?

• Ja: dan is alles in orde! Soms duurt het langer om transacties te verzenden en als je erop klikt, probeert Retail POS het meteen opnieuw.
• Nee: ga naar stap 3.

3. Heb je een foutmelding ontvangen?

• Nee: ga naar stap 4.
• Ja: klik hier om te leren hoe je de meest voorkomende foutmeldingen kunt oplossen.

4. Ik heb geen Xero-foutmelding ontvangen?

Je hebt wel eens een kassasluiting of verkoop op rekening die geen foutmelding geeft als je het probeert te versturen.

Er zijn twee veelvoorkomende oorzaken:

• Je hebt facturen ingesteld om te worden verzonden als In afwachting van goedkeuring of als concept, en je hebt de factuur niet goedgekeurd in Xero voordat je de betaling hebt ontvangen. Je moet de factuur goedkeuren in Xero en de betaling verwijderen of opnieuw uitvoeren. We raden je sterk aan om alle facturen als goedgekeurd te versturen.

• Je hebt ingesteld dat betalingen naar een andere rekening dan je bankrekening moeten worden gestuurd en hebt betalingen naar die rekening niet ingeschakeld in Xero. Schakel betalingen in in het rekeningschema van Xero en klik vervolgens op het Xero-logo in Retail POS om de transactie opnieuw te versturen.