Met een voorraadtelling (ook wel inventarisatie genoemd) kun je de voorraad bijhouden.

Tijdens een voorraadtelling wordt elk item in je winkel geteld en genoteerd. Zodra de voorraadtelling is ingediend, worden de voorraadgegevens van je winkel bijgewerkt. Er wordt een rapport gegenereerd met alle onverwachte afwijkingen in het voorraadniveau, inclusief de kosten.

Met voorraadtellingen weet je precies waar je voorraad heen gaat en worden afwijkingen eerder geïdentificeerd, zodat het voorraadniveau nauwkeurig blijft.

Wanneer doe je een voorraadtelling?

Door regelmatig een voorraadtelling uit te voeren, wordt het voorraadniveau goed bijgehouden en weet je zeker dat de voorraadgegevens in Retail POS kloppen. We raden aan om een voorraadtelling uit te voeren:

• aan het eind van het boekjaar (je boekhouden kan ook aanraden om een halfjaarlijkse voorraadtelling uit te voeren);
• na een hele drukke periode, zoals na de feestdagen;
• voordat je jouw bedrijf verkoopt.

Je kunt ook op andere momenten een telling uitvoeren. Afhankelijk van het type telling kan deze worden gedaan tijdens openingstijden of moet je misschien tijdelijk de winkel sluiten om de telling te voltooien.

Hieronder beschrijven we de typen voorraadtellingen, zodat je kunt bepalen welke het best bij jouw bedrijf past.

Typen voorraadtellingen

Er zijn twee typen voorraadtellingen die je kunt uitvoeren in Retail POS.

Volledige telling

Deze wordt meestal uitgevoerd aan het einde van het boekjaar, zodat je boekhouder de precieze waarde van je voorraad heeft. Deze telling bevat elk item in je winkel, inclusief het magazijn.

Tijdens een volledige telling moet je de winkel sluiten, zodat je een nauwkeurige telling kunt uitvoeren. Dit betekent vaak dat je de telling buiten openingstijden doet.

Je kunt natuurlijk ook op een ander moment een volledige telling uitvoeren, maar dat kost wel veel tijd.

Klik hier voor informatie over hoe je een volledige voorraadtelling doet.

Gedeeltelijke tellingen

Dit gaat meestal om een klein deel van je voorraad, zoals bijvoorbeeld een bepaald merk of type of items van een specifieke leverancier. De meeste verkopers voeren deze tellingen uit terwijl ze open zijn om ervoor te zorgen dat de voorraad van de winkel nauwkeurig blijft gedurende het jaar. Je kunt zelfs meerdere gedeeltelijke tellingen tegelijk uitvoeren (zorg er wel voor dat bepaalde producten niet bij meerdere tellingen horen).

Door regelmatig gedeeltelijke voorraadtellingen uit te voeren, blijf je op de hoogte van de voorraad en verloopt de telling aan het einde van het jaar ook soepeler.

Klik hier voor informatie over het uitvoeren van een gedeeltelijke voorraadtelling.

Zo voltooi je een voorraadtelling

Kies hieronder het type telling dat je wilt uitvoeren voor specifieke instructies over het starten en voltooien van een voorraadtelling:

Volledige telling of gedeeltelijke telling

Een voorraadtelling voltooien terwijl de winkel open is

Als je dingen hebt verkocht terwijl je aan het tellen was, moet je deze verkopen of retouren verwerken in de telling.

Als je een item verkoopt of retour neemt nadat je deze hebt geteld, moet de telling van dit item worden aangepast. Bij een verkoop moet je één item aftrekken van de voorraadtelling. Bij een retour moet je er één optellen.

Als je een item verkoopt of retour neemt voordat je deze hebt geteld, zal voor deze items de juiste voorraadwaarde zijn genoteerd. Er zal misschien wel een afwijking worden vermeld op de beoordelingspagina (omdat de verwachte telling niet is veranderd).

Snelscan-modus

Met de snelscan-modus kun je snel de barcodes van alle items in je winkel scannen om deze aan de voorraadtelling toe te voegen. Het gescande item wordt automatisch geteld zodra je de barcode scant.

Als je liever gebruikmaakt van de barcode om de SKU van het item op te zoeken en de uiteindelijke telling in te voeren, moet je de snelscan-modus uitzetten.

Symbool "Onverwacht" naast de producten

Als je een gedeeltelijke telling uitvoert, kan er soms een rood "Onverwacht" symbool naast de producten verschijnen. Als dit symbool verschijnt, betekent dit dat er een product is toegevoegd aan de gedeeltelijke telling die niet overeenkomt met de filters dei je hebt gespecificeerd bij het aanmaken van de telling.

Als je dit symbool weg wilt halen moet je misschien een nieuwe gedeeltelijke telling aanmaken en daar meer filters aan toevoegen. Als je al bent begonnen met tellen of het niet erg vindt om verder te gaan met de huidige telling, kun je dit symbool gewoon negeren en doorgaan. De aanpassing voor dit onverwachte product wordt gewoon geaccepteerd. Als je zeker weet dat het product onder de filters valt die je hebt toegevoegd, ga je naar het productscherm en bewerk je het betreffende product om te controleren of deze juist is ingesteld.

Een voorraadtelling weggooien

Het kan gebeuren dat je een voorraadtelling moet stoppen nadat je al was begonnen. Je kunt bijvoorbeeld tijd tekortkomen om deze te voltooien. Een voorraadtelling moet namelijk altijd snel worden voltooid.

Dit noemen we een telling weggooien.

Je kunt een telling die al gaande is op de volgende manier weggooien:

1. Ga naar Voorraad > Voorraadtellingen.
2. Open de telling door erop te klikken.
3. Bewerk de telling door op de knop Beoordelen te klikken.
4. Klik op de knop Weggooien.

Weggegooide tellingen worden weergegeven op het tabblad Geannuleerd op de hoofdpagina van de voorraadtellingen.

Vorige voorraadtellingen bekijken

Je kunt te allen tijde oude voorraadtellingen inzien en de resultaten exporteren.

Om oude voorraadtellingen te bekijken volg je de volgende stappen:

1. Klik op het tabblad Voltooid op de hoofdpagina van de voorraadtellingen.
2. Klik op de telling die je wilt openen.
3. Selecteer Pdf-rapport genereren of CSV-rapport genereren als je de resultaten wilt exporteren.

Rapportage over voorraadtellingen

Door een voorraadtelling verandert alleen het voorraadaantal van een product, wat er vervolgens voor zorgt dat het bedrag van de voorraadkosten verandert in de rapportage (wordt berekend door het voorraadaantal x gemiddelde kosten).

Het is echter belangrijk om op te merken dat een voorraadtelling geen invloed heeft op de gemiddelde kosten van een product of de kosten van verkochte goederen.