Het is essentieel om elke dag alle kassa's in je winkel te sluiten. Als je personeel hebt, zorg er dan voor dat je een sluitingsproces hebt voor elke kassa, in elk filiaal, elke dag. Dit omvat het contante geld tellen en uit de kassalade verwijderen, het optellen van je kaart/EFTPOS-machine, indien nodig, en het sluiten van de kassa('s) in Retail POS.

In dit artikel lees je welke informatie naar Xero wordt gestuurd als je je kassa sluit en hoe je kassasluitingen naar Xero stuurt. Als je direct wilt gaan naar het verzenden van kassasluitingen naar Xero, klik dan hier.

Welke informatie wordt naar Xero gestuurd als je je kassa sluit?

Als je een kassa sluit in Retail POS, wordt er een debiteurenfactuur aangemaakt in Xero. De factuur bevat:

• Verkochte producten: Afhankelijk van de instelling die je hebt gekozen, wordt dit per product of per accountcode opgeteld, of per verkoop vermeld. De bedragen zijn exclusief btw.

• Als je Loyalty hebt ingeschakeld:

  • Verschuldigde Loyalty-bedragen worden aangegaan en kosten worden toegevoegd wanneer Loyalty wordt verdiend.
  • Verschuldigde Loyalty-bedragen worden verlaagd wanneer deze worden verzilverd (samen met geregistreerde productverkoop).

• Een notitie van het bedrag aan betalingen dat die dag is ontvangen voor verkopen op rekening (de betalingen worden in plaats daarvan weergegeven op de factuur voor de verkoop op rekening), als de inkomsten van die dag verkopen op rekening omvatten.

• Reserveringen: Deze worden in delen gerapporteerd, naarmate ze worden afbetaald, omdat de Xero-factuur voor de kassasluiting een saldo van 0,00 moet hebben. Elke keer dat de klant een betaling doet, wordt het betalingsbedrag samen met een overeenkomstig bedrag van de gereserveerde producten opgenomen in de kassasluitingen van die dag. Dit betekent dat je voor deze items vreemde hoeveelheden kunt zien in Xero. Het is belangrijk om te onthouden dat het kassasluitingrapport in Retail POS nog steeds de volledige waarde van de verkoop toont.

• Kostprijs van verkochte goederen (COGS): Als je de kosten van verkochte goederen in Retail POS hebt ingeschakeld, worden de kosten van de verkochte producten opgeteld en verzonden als onderdeel van de kassasluiting. Deze worden in Xero geboekt als een COGS-factuur en verschijnen ook als een bedrag op het overzicht van de kassasluiting in Retail POS. Klik hier voor meer informatie hierover of over COGS in het algemeen.

Hoe werkt het?

De kassa sluiten in Retail POS:

• Klik op de knop Kassa openen/sluiten op het Verkoopscherm.
• De pagina Kassa sluiten verschijnt, met een overzicht van de verkopen van die dag en een totaal voor elk type betaling.
• Controleer of de eindtotalen kloppen door het geld in je kassalade te tellen en je kaartverwerkingsmachine af te sluiten, en klik dan op Kassa sluiten.

De sluiting bekijken en afstemmen in Xero:

• De kassasluiting wordt nu naar Xero verzonden. Er wordt een debiteurenfactuur aangemaakt voor de kassasluiting. Elk betalingstotaal wordt als betaling op de factuur toegepast.
• Eventuele betalingen die worden gedaan voor verkopen op rekening worden niet opgenomen in de totalen van de betalingen voor de kassasluiting, omdat ze al zijn geboekt op de factuur van de verkoop op rekening.
• Wanneer je betalingsbedragen op je bankrekening worden gestort en in je bankafschrift verschijnen, kun je ze afstemmen met de betalingstotalen.

Bekijk ook dit artikel voor meer informatie.

Hoe zit het met reserveringen?

Om je kassasluitingen in balans te houden, worden reserveringen in delen gerapporteerd elke keer dat je een betaling doet.

Dit betekent dat het verkooptotaal kan worden verspreid over meerdere sluitingsperioden van de kassa. Lees in dit artikel meer hierover.

Wat gebeurt er als ik die dag Op rekening heb verkocht?

Verkopen op rekening worden aangemaakt als een aparte factuur, zodat ze niet worden meegenomen in je verkooptotalen voor die dag. Anders zouden ze dubbel worden geteld. Hetzelfde geldt voor betalingen. Je ziet een regel op de factuur die is aangemaakt door de kassasluiting die de betalingen van die dag debiteert, zodat het sluitingstotaal in evenwicht is. Lees hier meer over Verkopen op rekening.

Wat gebeurt er als ik mijn betalingen wekelijks stort (op mijn bankrekening) of voor meer dan één kassa tegelijk?

Voor veel klanten worden de betalingen voor kassasluitingen opgenomen in een grotere bankstorting, zoals een wekelijkse storting of verrekening van creditcardverwerkers. Dit betekent dat je deze betaling moet afstemmen met de factuur voor alle van toepassing zijnde kassasluitingen. Kijk in het helpartikel van Xero voor ondersteuning hierbij.