Les utilisateurs sont les comptes individuels associés aux membres de votre personnel. Chacun d’entre eux détient des autorisations spécifiques lui permettant d’effectuer les tâches propres à son rôle d’utilisateur.

Rôles d’utilisateur

Il existe trois rôles d’utilisateur dans Retail POS :

• Caissier : le caissier est le rôle d’utilisateur idéal pour les membres de votre personnel qui ne sont pas managers. Ils peuvent réaliser des tâches telles que le traitement des ventes, le transfert de stocks, et la fermeture de caisse, mais n’ont pas accès aux rapports ni aux fonctionnalités de gestion, telles que l’ajout et la modification de produits.
• Manager : l’utilisateur manager représente le personnel de gestion. Celui-ci peut réaliser les mêmes tâches qu’un caissier, et peut également accéder aux rapports de la boutique qui lui est assignée, et ajouter et modifier des produits si nécessaire.
• Administrateur : l’utilisateur administrateur est réservé au propriétaire de la boutique ou au compte du siège social. En tant qu’utilisateur administrateur, vous pourrez consulter et modifier toutes les boutiques du compte Retail POS. Si vous souhaitez que plusieurs personnes disposent de toutes les autorisations, vous pouvez créer plusieurs utilisateurs administrateurs.

Configurer les rôles pour les utilisateurs

Lorsqu’un utilisateur est créé dans Retail POS, un rôle d’utilisateur lui est assigné. C’est ce qui définit le niveau d’accès dont dispose cet utilisateur dans Retail POS.

Pour déterminer cela lors de la création d’un nouvel utilisateur, accédez à Configuration > Utilisateurs, puis cliquez sur Ajouter un utilisateur. Saisissez les renseignements requis, puis dans la section Rôle, sélectionnez le rôle d’utilisateur depuis le menu déroulant Rôle.

Pour modifier le rôle d’utilisateur d’un utilisateur existant, accédez à Configuration > Utilisateurs et localisez l’utilisateur pour lequel vous souhaitez modifier le rôle. Cliquez sur le nom d’utilisateur et sélectionnez le rôle d’utilisateur depuis le menu déroulant Rôle situé dans la section Rôle.

Modifier les autorisations d’un rôle d’utilisateur

Les autorisations peuvent être modifiées pour les rôles d’utilisateur caissier et manager, afin d’activer ou de désactiver certaines fonctionnalités dans Retail POS. Le rôle d’utilisateur administrateur dispose d’autorisations fixes et ne peut être modifié.

Pour modifier le rôle d’utilisateur caissier ou manager :

1. Accédez à Configuration > Utilisateurs.

2. Cliquez sur l’onglet Rôles situé en haut de la page Utilisateurs.

3. Sur la page Rôles, vous pourrez voir les trois rôles d’utilisateur disponibles. Cliquez sur Caissier ou Manager pour voir les autorisations activées ou désactivées pour ces rôles d’utilisateur.

Coûts des produits

Lorsque l’autorisation Coûts des produits est activée, vos caissiers ou managers peuvent consulter et calculer le prix de revient des produits que vous vendez, et le type de marge que vous pourriez retirer.

Vous pouvez cocher cette option si vous souhaitez que vos caissiers ou managers puissent voir le prix de vos produits sur l’écran de ventes, dans le catalogue de produits, dans les rapports, et dans la page de gestion des stocks. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut pour les caissiers et activée par défaut pour les managers.

Étiquettes

Les caissiers et les managers sont autorisés par défaut à imprimer des étiquettes de produits. Vous pouvez décocher cette option si vous souhaitez retirer cette autorisation à vos caissiers et managers.

Réductions

Les réductions sont activées par défaut pour les caissiers et les managers, mais vous pouvez utiliser ce champ pour leur retirer cette autorisation si vous le souhaitez.

Caisse

Dans la section Caisse, vous pouvez personnaliser les autorisations pour les activités liées à la vente, telles que les ventes mises de côté et à paiement différé, le traitement des retours et des échanges, l’émission manuelle de crédit en boutique, ou la modification et l’annulation des ventes.

Toutes ces options seront activées par défaut pour les managers. Toutefois, l’option qui permet l’émission manuelle de crédit en boutique ainsi que la modification et l’annulation des ventes sera désactivée par défaut pour les caissiers.

Clients

Sous la section Clients, vous pouvez retrouver les autorisations pour les caissiers, qui, par défaut, sont uniquement autorisés à ajouter de nouveaux clients dans Retail POS. Ils ne sont pas autorisés à retirer un client ou à en ajouter un à un groupe de clients.

Les managers disposent en revanche de toutes les autorisations permettant de transférer, modifier, et retirer des clients. Dans cette section, vous pouvez également décider d’autoriser vos caissiers et managers à exporter des listes de clients au format CSV, et activer et modifier les limites de ventes à paiement différé des clients.

Produits

Vous pouvez décider d’autoriser vos caissiers et managers à créer, modifier, et supprimer des produits. Vous avez également la possibilité de les autoriser à créer des catalogues de prix et à faire des inventaires, des commandes de stock et des retours.

Par défaut, les caissiers sont autorisés à faire des inventaires, des commandes et des retours de stock. Toutes les autorisations relatives aux produits seront activées par défaut pour les utilisateurs managers.

Rapports

Sous Rapports, vous pouvez préciser les rapports auxquels vos utilisateurs ont accès. Vous pouvez les sélectionner ou les désélectionner pour autoriser ou non les utilisateurs à consulter les rapports sur les ventes qu’ils ont effectuées ou toutes les ventes effectuées dans la boutique qui leur est assignée. Vous pouvez aussi choisir s’ils peuvent consulter les rapports de fermetures de caisses ou les rapports sur les stocks.

Si vous désélectionnez l’option Afficher les rapports sur les ventes, vos utilisateurs ne verront pas le rapport sur les ventes dans la section Rapports. Les objectifs de vente et les ventes ne seront plus disponibles sur le tableau de bord de la page d’accueil.

Si vous désélectionnez l’option Afficher le rapport sur les stocks, vos utilisateur n’auront plus accès à ce rapport. Ils pourront toutefois continuer de consulter les autres rapports.

Si vous désélectionnez l’option Afficher les fermetures de caisses, vos utilisateurs pourront ouvrir et fermer leur caisse. Ils pourront voir le résumé de cette ouverture ou fermeture de caisse précise, mais ne verront pas le résumé des ouvertures ou fermetures de caisse des jours précédents. Cela vous donne un meilleur contrôle sur les données partagées avec vos utilisateurs.

Configuration

Toutes les options de configuration sont verrouillées pour les caissiers et ne peuvent être modifiées. La plupart des fonctions de configuration sont également inaccessibles aux managers, mais ceux-ci peuvent ajouter et modifier d’autres caissiers et managers, et gérer les touches rapides.