L’inventaire vous aidera à suivre vos stocks.
Lors d’un inventaire, chaque article de votre boutique est compté et pris en note. Lorsqu’un inventaire est soumis, les stocks de votre boutique sont mis à jour. Un rapport de tous les écarts de stock inattendus est généré, incluant les coûts correspondants.
Les inventaires vous aident à gérer les mouvements des stocks et à relever rapidement tout écart pour vous assurer que vos niveaux de stocks sont exacts.
Quand faire un inventaire
Faire des inventaires à intervalles réguliers vous permet de prendre note de vos niveaux de stocks régulièrement et de disposer de données exactes sur vos stocks dans Retail POS. Nous vous recommandons de faire l’inventaire :
- à la fin de votre année fiscale (votre comptable peut également recommander de faire un inventaire en milieu d’année) ;
- après une période d’activité intense, comme les soldes de fin d’année ;
- avant de vendre votre entreprise.
Vous pouvez aussi faire l’inventaire à d’autres moments. Selon le type d’inventaire, vous pourrez peut-être le réaliser pendant les heures d’ouverture ou devrez fermer la boutique.
Consultez les types d’inventaires ci-dessous pour déterminer lequel est le plus adapté à votre activité.
Types d’inventaires
Il existe deux types d’inventaires pouvant être effectués dans Retail POS.
Inventaire total
Il est généralement effectué à la fin de l’année fiscale afin de fournir à votre comptable la valeur exacte de vos stocks. Il recense chaque article dans votre boutique, y compris votre réserve.
Lors d’un inventaire total, vous devriez fermer votre boutique pour assurer d’obtenir une représentation exacte de vos niveaux de stocks. Généralement, cela signifie que les inventaires sont effectués en dehors des heures d’ouverture habituelles.
Vous pouvez aussi les effectuer à d’autres moments, mais sachez que les inventaires totaux représentent beaucoup de travail.
Important
Un inventaire total des stocks se fait toujours boutique close. Cette précaution évite que les articles soient comptés deux fois ou qu’ils soient vendus après avoir été comptés.
Pour en savoir plus sur la façon d’effectuer un inventaire total, cliquez ici.
Inventaire partiel
Celui-ci est généralement effectué sur une petite partie de vos stocks, se limitant souvent aux articles d’une marque, d’un type ou d’un fournisseur spécifique. Beaucoup de marchands effectuent ces inventaires pendant les heures d’ouverture afin de garder des informations exactes sur les stocks de leur boutique tout au long de l’année. Vous pouvez même effectuer plusieurs inventaires partiels simultanément (assurez-vous simplement que le même produit ne figure pas dans plusieurs inventaires).
Effectuer des inventaires partiels régulièrement vous permet de gérer vos stocks et de faciliter l’inventaire de fin d’année.
Pour en savoir plus sur la façon d’effectuer un inventaire partiel, cliquez ici.
Important
Il est possible d’effectuer le même inventaire depuis plusieurs appareils, bien que nous ne le recommandions pas. Si vous choisissez d’effectuer un inventaire depuis plusieurs appareils, il est essentiel que vous enregistriez l’inventaire sur chaque appareil et que vous ne le terminiez que sur un appareil.
Comment effectuer un inventaire
Pour des informations spécifiques sur la façon de commencer et d’effectuer un inventaire, veuillez choisir un type d’inventaire ci-dessous :
Inventaire total ou inventaire partiel
Effectuer un inventaire lorsque la boutique est ouverte
Si vous maintenez vos activités commerciales pendant l’inventaire, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période d’inventaire.
Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans l’inventaire. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans l’inventaire.
Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore comptés, l’inventaire des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité estimée n’aura pas changé).
Remarque
Toutes les ventes faites pendant un inventaire sont correctement enregistrées dans votre historique des ventes.
Utiliser le mode scan rapide
Le mode scan rapide vous permet de scanner rapidement le code-barres de chaque article dans votre boutique afin de l’inscrire dans l’inventaire. Votre article sera automatiquement compté aussitôt son code-barres scanné.
Si vous préférez utiliser le code-barres pour rechercher le code SKU de l’article et saisir la quantité finale comptée avant de soumettre l’inventaire, décochez la case Mode scan rapide.
Symbole « inattendu » à côté du produit
Lorsque vous effectuez un inventaire partiel, un symbole rouge « inattendu » peut apparaître à côté de vos produits. Lorsque ce symbole apparaît, cela signifie qu’un produit ne correspondant pas aux filtres que vous avez choisis pour l’inventaire a été ajouté.
Si vous voulez faire disparaître ce symbole, il vous faudra peut-être créer un nouvel inventaire partiel qui filtrera plus largement vos produits. Si vous avez déjà commencé l’inventaire ou si vous souhaitez continuer l’inventaire en cours, vous pouvez simplement ignorer ce symbole, car l’inventaire s’ajustera à ce produit inattendu. Si vous êtes sûr que ce produit correspond aux filtres que vous avez appliqués, accédez à la page du produit en question et modifiez-le pour vous assurer qu’il est bien configuré.
Abandonner un inventaire
Il peut arriver d’avoir à arrêter un inventaire déjà commencé. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir l’inventaire, qui doit toujours être effectué sur une courte période.
C’est ce qu’on appelle abandonner un inventaire.
Pour abandonner un inventaire en cours, suivez ces étapes :
- Accédez à la page Stocks > Inventaires.
- Ouvrez l’inventaire en cliquant dessus.
- Modifiez l’inventaire en cliquant sur le bouton Passer en revue.
- Cliquez sur le bouton Annuler.
Les inventaires abandonnés apparaîtront dans l’onglet Annulé de la page d’accueil des inventaires.
Consulter les inventaires précédents
Vous pouvez consulter les inventaires passés et en exporter les résultats à tout moment.
Pour consulter les inventaires précédents, suivez ces étapes :
- Cliquez sur l’onglet Terminés de la page d’accueil des inventaires.
- Cliquez sur l’inventaire que vous souhaitez ouvrir.
- Sélectionnez Générer un rapport au format PDF ou Générer un rapport au format CSV si vous souhaitez exporter vos résultats.
Générer un rapport d’inventaires
Un inventaire ne fait que modifier la quantité de stocks pour un produit. Le montant du coût de vos stocks est ensuite modifié dans le rapport (selon la formule « quantité de stocks x coût moyen »).
Cependant, il est important de noter qu’un inventaire n’affectera pas les valeurs de coût moyen et de coût des marchandises vendues des produits.
Vous utilisez un iPad ?
Pour effectuer votre inventaire sur un iPad, vous devez vous connecter à votre compte Retail POS en utilisant Safari. Pour en savoir plus sur le traitement des inventaires sur iPad, consultez cet article.
Nous vous recommandons vivement de vous connecter à Retail POS sur un ordinateur et d’effectuer votre inventaire sur cet appareil.