Il est essentiel de fermer toutes les caisses de votre boutique chaque jour. Si vous avez du personnel, assurez-vous d’avoir un processus de fermeture pour chaque caisse, dans chaque établissement, chaque jour. Cette procédure comprend le comptage des recettes en espèces et leur retrait du tiroir-caisse, le décompte de votre lecteur de carte ou appareil de virement électronique au point de vente, si nécessaire, et la fermeture des caisses dans Retail POS.

Cet article vous permettra de comprendre quelles informations sont transmises à Xero lorsque vous fermez votre caisse et comment transmettre vos fermetures de caisse à Xero. Si vous souhaitez consulter directement la procédure de transmission de vos fermetures de caisses à Xero, cliquez ici.

Quelles informations sont transmises à Xero lorsque vous fermez votre caisse ?

Lorsque vous fermez une caisse dans Retail POS, une facture de comptes débiteurs sera créée dans Xero. La facture comprendra les éléments ci-dessous :

• Produits vendus : selon le paramètre que vous avez choisi, le montant sera soit additionné par produit ou par code de compte, soit répertorié par vente. Les montants n’incluent pas les taxes.

• Si vous avez activé le programme de fidélité :

  • Le passif de fidélité est comptabilisé et la provision ajoutée lorsque des bonus fidélité sont gagnés.
  • Le passif de fidélité est réduit lorsque les primes sont échangées (et la vente du produit est enregistrée).

• Ventes à paiement différé : une note sur le montant des paiements effectués pour les ventes à paiement différé du jour (les paiements seront indiqués sur la facture de la vente à paiement différé), si les recettes du jour comprennent des ventes à paiement différé.

• Ventes mises de côté : elles seront rapportées en plusieurs parties, au fur et à mesure qu’elles seront payées, car la facture Xero pour la fermeture de caisse doit avoir un solde de 0,00 €. Chaque fois que le client effectue un paiement, le montant du paiement et le montant correspondant pour les produits mis de côté seront enregistrés dans les fermetures de caisse du jour. Cela signifie que vous pouvez voir des quantités étranges dans Xero pour ces articles. N’oubliez pas que le rapport de fermeture de caisse dans Retail POS montrera toujours la valeur totale de la vente.

• Coût des marchandises vendues (CMV) : si vous avez activé le coût des marchandises vendues dans Retail POS, le coût associé aux produits vendus sera additionné et transmis dans le rapport de fermeture de caisse. Ces coûts seront enregistrés dans Xero sous la forme d’une facture de CMV et les totaux apparaîtront dans votre résumé de fermeture de caisse dans Retail POS. Pour en savoir plus sur ce sujet ou sur le CMV en général, cliquez ici.

Comment ça marche ?

Fermer une caisse dans Retail POS :

• Cliquez sur le bouton Open/close register (ouvrir/fermer la caisse) sur l’écran de caisse.
• La page Close register (fermer la caisse) apparaîtra, affichant un résumé des ventes de la journée et un total pour chaque type de paiement.
• Vérifiez que les totaux de fermeture sont corrects en comptant l’espèces dans votre tiroir-caisse et en fermant votre machine de traitement des paiements par carte, puis cliquez sur Close register (fermer la caisse).

Afficher et rapprocher la fermeture dans Xero :

• La fermeture de caisse sera transmise à Xero. Une facture de comptes débiteurs sera créée pour la fermeture de caisse. Le total de chaque paiement sera appliqué à la facture en tant que paiement.
• Les paiements effectués pour des ventes à paiement différé ne seront pas inclus dans les totaux des paiements de la fermeture de caisse, car ils ont déjà été comptabilisés sur la facture de vente à paiement différé.
• Lorsque les montants de vos paiements seront crédités sur votre compte bancaire et apparaîtront sur votre compte, vous pourrez les rapprocher aux totaux des paiements.

Pour en savoir plus, vous pouvez également consulter cet article.

Qu’en est-il des ventes mises de côté ?

Afin de maintenir l’équilibre de vos fermetures de caisse, les ventes mises de côté sont déclarées en plusieurs parties à chaque paiement.

Cela signifie que le total de la vente peut être réparti sur plusieurs périodes de fermeture de caisse. Pour en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.

Que se passe-t-il si j’ai effectué des ventes à paiement différé ce jour-là ?

Les ventes à paiement différé sont créées en tant que factures séparées afin de ne pas être incluses dans vos totaux de ventes du jour. Sinon, elles seraient comptées deux fois. Il en va de même pour les paiements reçus pour ces ventes. Une ligne sur la facture créée par la fermeture de caisse débite les paiements effectués ce jour-là afin que le total de la fermeture soit équilibré. Pour en savoir plus sur les ventes à paiement différé, cliquez ici.

Que se passe-t-il si j’effectue un dépôt de mes paiements chaque semaine (sur mon compte bancaire) ou pour plus d’une caisse à la fois ?

Pour de nombreux clients, les paiements de fermeture de caisse seront inclus dans un dépôt bancaire plus important, comme un dépôt hebdomadaire ou un règlement des processeurs de cartes de crédit. Cela signifie que vous devrez rapprocher ce paiement aux factures de toutes les fermetures de caisse correspondantes. Pour en savoir plus, consultez l’article d’aide de Xero.