Traitement final d’une commande spéciale dans Retail POS (X-Series)

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Les produits que vos clients souhaitent acheter sont parfois en rupture de stock, mais vous devez quand même être en mesure de traiter la vente et de commander le stock concerné.

Au lieu de demander au client de repasser plus tard, vous pouvez lui proposer une commande spéciale, appelée « commande inachevée » dans Retail POS.

Cette option vous permet de traiter la commande et de la marquer comme étant inachevée le temps que vous récupériez du stock auprès de votre fournisseur. Vous pourrez ensuite terminer la commande.

Votre client peut également choisir de se faire livrer ses achats ou de venir les ramasser en boutique plus tard.

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Utilisation de la vente inachevée pour les commandes spéciales

Produit(s) en rupture de stock

Vous pouvez traiter la vente même si un produit est en rupture de stock et que vous ne pouvez pas le donner au client lorsqu’il souhaite l’acheter.

La vente est traitée en tant que vente inachevée, puis vous pouvez commander le stock à votre ou vos fournisseurs.

Une fois que vous avez réceptionné le stock, il peut être attribué à la commande, qui sera ensuite terminée selon le choix du client : en livraison, ou en ramassage.

  Remarque

Si vous ajoutez le produit à l’écran de ventes et que le stock est nul ou négatif, vous ne pourrez pas cliquer sur le bouton Pay (payer). Une bannière indiquera le message suivant : « You don’t have enough inventory available. Mark sale as unfulfilled? » (« Vous n’avez pas assez de stock. Marquer cette vente comme inachevée? »).

Vous devez avoir activé le message d’avertissement de stocks négatifs au préalable pour que cette bannière s’affiche. Si vous ne souhaitez pas activer cette fonctionnalité, consultez la section Création d’une commande spéciale pour en savoir plus sur la création d’une commande spéciale.

Création d’une vente inachevée pour une commande spéciale
  1. Ajoutez les produits que le client veut acheter à l’écran de ventes. Si les produits sont en rupture de stock, vous pouvez procéder de deux manières pour marquer une vente comme inachevée :
    • Si vous avez activé le message d’avertissement de stocks négatifs, Retail POS vous invitera à marquer la vente comme inachevée. Cliquez sur Mark sale as unfulfilled (marquer la vente comme inachevée).
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    • Si ce paramètre n’est pas activé, cliquez sur More actions (autres actions), puis sélectionnez Mark as unfulfilled (marquer comme inachevée).
      Selling-Unfulfilled-Sale-Out_of_stock-disabled-Example-Two.png
  2. Selon le choix du client, sélectionnez Delivery (à expédier) ou Pickup (à ramasser) dans la fenêtre qui s’affiche.
    Fulfillment-Delivery-Pickup.png
  3. Sélectionnez le client s’il est déjà créé dans votre boutique ou créez un nouveau client puis ajoutez-le à la vente. Les coordonnées des clients existants seront préremplies et pourront être modifiées au besoin. Pour les nouveaux clients, vous devrez saisir leur nom, leur adresse courriel et leur numéro de téléphone.Fulfillment-Customer.png

      Remarque

    Si vous avez ajouté le client à la vente avant de sélectionner l’option Mark as unfulfilled (marquer comme inachevée), ces informations seront déjà préremplies.
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  4. Dans la note de vente, saisissez l’adresse de livraison du client, ou la date et l’heure désirées du ramassage. Ces informations seront reportées dans votre historique des ventes et sur le reçu du client.
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  5. Cliquez sur Mark as unfulfilled (marquer comme inachevée).
  6. Une fois la vente marquée comme inachevée, vous pouvez choisir de recevoir le paiement en entier, un paiement partiel ou aucun paiement, selon la politique de votre boutique.

    Dépôts

    Afin de recevoir un dépôt pour la vente, saisissez la valeur du dépôt dans le champ Amount to Pay (montant à payer), puis sélectionnez le type de paiement. Une fois le paiement traité, cliquez sur Save sale (enregistrer la vente).

    Ce paiement sera enregistré comme un produit reçu d’avance jusqu’à ce que la vente ait été entièrement payée. Vous ne pourrez pas procéder au traitement final de la commande tant qu’elle n’aura pas été entièrement payée.

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  7. Si vous avez reçu le paiement en entier, cliquez sur Complete sale (terminer la vente) pour finir. Si vous avez reçu un paiement partiel ou n’avez reçu aucun paiement, cliquez sur Save sale (enregistrer la vente).
  8. La commande est enregistrée dans la page Sales history (Sell > Sales history) (ventes > historique des ventes). Elle sera marquée comme Delivery, unfilfilled (livraison non effectuée) ou Pickup, unfulfilled (ramassage non effectué).
    sales_history.png
Commande de stocks pour une commande spéciale

Retail POS vous permet d’identifier rapidement les produits qui nécessitent une commande de stock pour répondre aux ventes inachevées et les ajouter rapidement à un bon de commande.

  1. Accédez à la page Inventory > Stock control (stocks > gestion des stocks), puis cliquez sur Order stock (commander des stocks). Saisissez les informations requises du bon de commande.Unfulfilled-Purchase-Order.png
  2. Pour ajouter des produits en rupture de stock et qui ont été vendus dans le cadre d’une commande en boutique (vente inachevée), cliquez sur Add products from recommendations (ajouter des produits à partir de recommandations).Unfulfilled-Recommendations.png
  3. Dans le menu déroulant Show products from (voir les produits), désélectionnez Reorder points (seuils de réapprovisionnement), puis cliquez sur Apply filter (appliquer le filtre).Unfulfilled-Deselect-Reorder-Points.png
  4. La fenêtre affichera désormais tous les produits à réapprovisionner pour les ventes inachevées. Cochez les cases pour sélectionner les produits que vous souhaitez commander et saisissez le nombre souhaité dans le champ Quantity (quantité).Unfulfilled-Enter-Quantity.png
  5. Lorsque vous avez sélectionné tous les produits et saisi les quantités, cliquez sur Add products to order (ajouter les produits à la commande). Vous pouvez ensuite terminer votre commande comme d’habitude.

  Conseil

Dans le champ Note du bon de commande, indiquez que la commande contient des stocks destinés à une vente inachevée.

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Traitement final d’une commande inachevée pour une commande spéciale

Une fois que vous avez réapprovisionné vos produits auprès de votre ou vos fournisseurs, que ceux-ci sont arrivés et que vous les avez réceptionnés dans Retail POS, vous pouvez procéder au traitement final de la commande depuis l’historique des ventes (Sell > Sales history) (ventes > historique des ventes).

Pour finaliser une commande depuis l’historique des ventes, suivez ces étapes :

  1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes).
  2. Localisez la vente et sélectionnez-la pour afficher les détails.Unfulfilled-Sale-Mark-As-Complete-Sales-History-Page.png
  3. Sélectionnez Mark as complete (marquer comme terminée) pour que son état passe à Delivery, fulfilled (livraison effectuée) ou Pickup, fulfilled (ramassage effectué) et clôturer la vente.
  4. Vous pouvez maintenant expédier la vente selon votre processus de livraison habituel, ou contacter le client aux coordonnées fournies pour l’informer que sa commande est prête à être ramassée.
    • Dans le cas des ventes à ramasser, nous vous recommandons d’imprimer une copie du reçu de vente et de la joindre aux articles afin d’identifier rapidement la commande lorsque le client se présentera pour la ramasser.

 Important

Le traitement d’une vente inachevée ne déclenche pas automatiquement une commande de stock. Celle-ci doit être effectuée manuellement après le traitement de la vente.

Pour en savoir plus sur la commande des stocks nécessaires pour les ventes inachevées, consultez la section Commande de stocks pour une commande spéciale ci-dessus.

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