Produits à fournisseurs multiples dans Retail POS (X-Series)

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Retail POS vous permet d’ajouter plusieurs fournisseurs à vos produits, que ce soit des produits standard ou des produits à variantes, et de saisir leur code fournisseur et leur prix fournisseur.

Lors d’une commande de stock, les renseignements s’adapteront en fonction du fournisseur que vous sélectionnez.

Utilisation des fournisseurs multiples

Un fournisseur est la personne physique ou morale qui vous fournit des produits. Différents produits peuvent avoir différents fournisseurs, et certains produits peuvent être approvisionnés par plusieurs fournisseurs.

La possibilité d’ajouter plusieurs fournisseurs signifie que vous pouvez ajouter le code et le prix fournisseur de chaque fournisseur à vos produits, et passer commande rapidement et facilement chez ces fournisseurs depuis Retail POS.

Une fois ajoutés à un produit (pour plus de détails, consultez le menu déroulant Ajouter et modifier individuellement les multiples fournisseurs d’un produit), les renseignements sur un fournisseur seront visibles sur la page Catalog (catalogue), dans la colonne Supplier (fournisseur).

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Le premier fournisseur ajouté sera visible dans la colonne Supplier (fournisseur), et la mention and X more (et X de plus) indiquera que d’autres fournisseurs sont enregistrés. Cependant, Retail POS remplacera le premier fournisseur par l’un des autres fournisseurs dans la colonne Supplier (fournisseur) si le fournisseur concerné est recherché à l’aide des filtres.

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Vous pouvez également cliquer sur un produit pour en afficher les détails et sélectionner l’onglet Details (détails) pour voir le nom, le code et le prix de chaque fournisseur associé à ce produit.

Multiple-Suppliers-Catalog-Page-Expanded-Details.png

Lors de l’ajout d’un produit à multiples fournisseurs à une commande de stock, le code et le prix du fournisseur sélectionné s’appliquent par défaut.

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Si un fournisseur différent est sélectionné après l’ajout du produit à la commande, le code et le prix fournisseur seront modifiés pour refléter les renseignements sur le fournisseur saisis pour ce produit.

Multiple-Suppliers-Stock-Order-Additional-Supplier.png

Vous pouvez consulter les renseignements sur les fournisseurs pour chaque produit au sein de la commande de stock. Pour ce faire, cliquez sur le produit en question.

Multiple-Suppliers-Stock-Order-Additional-Supplier-Information.png

Ajouter et modifier plusieurs fournisseurs sur des produits de manière individuelle

Pour ajouter ou modifier plusieurs fournisseurs sur vos produits, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à Catalog > Products (catalogue > produits).

2. Cliquez sur Add product (ajouter un produit) pour créer un produit standard ou un produit à variantes. Sinon, recherchez un produit existant et cliquez dessus pour en afficher les détails, puis cliquez sur Edit product (modifier le produit).

3. Vous trouverez la section Supplier information (renseignements sur le fournisseur) sur la page d’ajout ou de modification du produit accessible à partir de l’onglet Inventory (stocks).

Multiple-Suppliers-Product-Page.png

4. Sélectionnez un fournisseur dans le menu déroulant Supplier. Si le fournisseur n’a pas encore été créé dans Retail POS, saisissez le nom du fournisseur dans le champ Search all suppliers (rechercher parmi tous les fournisseurs) et cliquez sur Add X as a new supplier (ajouter X comme fournisseur).

5. Saisissez le code du fournisseur (le cas échéant) dans le champ Supplier code (code fournisseur).

6. Saisissez le prix du fournisseur dans le champ Supplier price (prix fournisseur).

Multiple-Suppliers-Single-Supplier-Example.png

7. Pour ajouter d’autres fournisseurs, cliquez sur Add another supplier (ajouter un autre fournisseur).

Multiple-Suppliers-Multiple-Supplier-Example.png

8. Répétez les étapes 4 à 7 jusqu’à ce que vous ayez enregistré tous vos fournisseurs.

9. Cliquez sur Save (enregistrer).

Importer plusieurs fournisseurs en lot au moyen d’un fichier CSV ou XLSX

  Avant de commencer

Il est important de noter que si Retail POS prend en charge l’importation en lot de plusieurs fournisseurs au moyen d’un fichier CSV ou XLSX, le logiciel ne prend actuellement PAS en charge la modification ou l’exportation de ces fournisseurs au moyen d’un fichier CSV ou XLSX.

Nous vous recommandons vivement de lire ce guide avec attention et de vous assurer de bien suivre toutes les étapes correctement afin d’éviter les erreurs.

Une fois importés, les fournisseurs devront être modifiés produit par produit dans Retail POS. Consultez la section Ajouter et modifier plusieurs fournisseurs sur des produits de manière individuelle ci-dessus pour obtenir la marche à suivre.

Vous pouvez maintenant importer en lot plusieurs fournisseurs pour un seul produit au moyen d’un fichier CSV ou XLSX. Cette fonctionnalité vous permet de rapidement et facilement saisir ces fournisseurs pour chaque produit dans un large catalogue.

Exporter une liste de produits

Pour commencer, accédez à Catalog > Products (catalogue > produits).

La première chose à faire est d’exporter votre catalogue de produits actuel au format CSV ou XLSX. Vous pouvez exporter l’intégralité de votre catalogue ou seulement une partie en utilisant les filtres.

Une fois votre sélection faite, cliquez sur Export list (exporter la liste), puis sélectionnez le format CSV ou le format XLSX.

export.png

Ouvrez le fichier téléchargé dans Microsoft Excel ou dans tout autre logiciel tableur tel que Google Docs, Open Office ou Libre Office.

Formater le fichier CSV ou XLSX

Avertissement

Une fois le fichier ouvert, vous DEVEZ absolument supprimer les colonnes de stocks (y compris les en-têtes) pour éviter d’apporter des changements involontaires aux niveaux de stocks lorsque vous réimporterez le fichier.

Les colonnes supplier_name, supplier_code et supplier_price (nom, code et prix fournisseur) sont destinées au fournisseur par défaut de votre produit. Si ces renseignements se trouvent déjà dans Retail POS, ils seront visibles dans le fichier. Sinon, ces colonnes seront vides.

Vous pouvez ajouter des colonnes supplémentaires pour chaque fournisseur que vous souhaitez ajouter à vos produits en utilisant les en-têtes de colonnes ci-dessous :

  • add_supplier_1_name
  • add_supplier_1_code
  • add_supplier_1_price

Si vous ajoutez plus d’un fournisseur supplémentaire, veuillez ajouter les colonnes suivantes :

  • add_supplier_2_name
  • add_supplier_2_code
  • add_supplier_2_price

Le numéro de chaque en-tête de colonne doit augmenter à chaque fournisseur ajouté au produit. Le premier fournisseur supplémentaire porte le numéro 1; le second, le 2; le troisième, le 3, et ainsi de suite.

  Ordre des fournisseurs dans Retail POS

Le fournisseur dont les renseignements sont saisis dans les colonnes supplier_name, supplier_code et supplier_price (nom, code et prix fournisseur) devient le fournisseur par défaut du produit et s’affiche en premier.

L’ordre des autres fournisseurs sera déterminé par la valeur numérique des colonnes add_supplier_X_name, add_supplier_X_code et add_supplier_X_price. Pour changer l’ordre, changez la valeur numérique dans les en-têtes de colonnes.

Changer l’emplacement de la colonne dans le fichier CSV ou XLSX n’aura aucun effet sur l’ordre des fournisseurs dans Retail POS.

(Cliquez pour agrandir)

Saisissez les renseignements sur les fournisseurs de ce produit dans les colonnes correspondantes. Chaque produit peut avoir zéro, un ou plusieurs noms, codes et prix fournisseur. Si une cellule reste vide, le renseignement pour ce fournisseur sera simplement ignoré pour ce produit lors de l’importation.

Lorsque vous ajoutez des fournisseurs à des produits à variantes, le nom du fournisseur doit être le même pour toutes les variantes. S’il est différent pour l’une des variantes du produit, cela provoquera une erreur lors de l’importation.

 Important

Vous devez remplir les trois colonnes d’ajout de fournisseur (add_supplier_X_name, add_supplier_X_code et add_supplier_X_price) pour chaque fournisseur supplémentaire. Sinon, tous les renseignements sur ce fournisseur seront ignorés.

Importer le fichier CSV ou XLSX

Une fois que vous avez rempli le fichier CSV ou XLSX, accédez à Catalog > Products (catalogue > produits), puis cliquez sur Import (importer).

import.png

Cliquez sur Choose a File to Upload… (choisir un fichier à téléverser) et sélectionnez le fichier que vous venez de créer. Le validateur CSV/XLSX consultera alors chaque colonne et en mettra les données dans les champs correspondants dans Retail POS.

import_products.png

Si le validateur trouve des erreurs, vous serez redirigé vers l’écran de correspondance des colonnes (voir l’image ci-dessous). Vous pourrez consulter les colonnes non mises en correspondance et corriger les erreurs en sélectionnant la bonne colonne dans le menu déroulant ou en cliquant sur Don’t import (ne pas importer) pour ignorer la colonne.

Une fois que les colonnes non mises en correspondance sont ignorées ou associées, faites défiler la page et cliquez sur Continue (continuer).

continue_button.png

Si aucune erreur n’est relevée, cliquez sur Continue with import (continuer l’importation).

Une fois l’importation terminée, vous recevrez une notification vous indiquant « Your product import has completed. X records were added, X records were updated and X were ignored. » (L’importation de vos produits est terminée. X enregistrements ont été ajoutés, X enregistrements ont été mis à jour et X enregistrements ont été ignorés).

Si des enregistrements ont été ignorés, cliquez sur View ignored products (CSV) (afficher les produits ignorés [CSV]) pour voir ce qui doit être corrigé.

Votre importation est réussie si aucun enregistrement n’a été ignoré. Vous pouvez maintenant voir les fournisseurs de chaque produit sur la page Edit product (modifier le produit) en accédant à Catalog > Products (catalogue > produits).

Traiter une commande de stock avec des fournisseurs multiples

Pour traiter une commande de stock dans laquelle des produits sont approvisionnés auprès de plusieurs fournisseurs, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à InventoryStock control > Order stock (stocks > gestion des stocks > commander des stocks).

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2. Saisissez les renseignements de la commande :

Multiple-Suppliers-New-Purchase-Order.png

  • Supplier (fournisseur) : Cliquez pour choisir le fournisseur de la commande, bien que la commande puisse être créée sans choisir un fournisseur spécifique si vous le souhaitez. Ce fournisseur déterminera quel code fournisseur et quel prix fournisseur seront utilisés pour les produits ajoutés à la commande pour laquelle plusieurs fournisseurs sont enregistrés.
  • Deliver to (lieu de livraison) : Dans ce champ, sélectionnez l’établissement auquel vous souhaitez livrer les stocks. Il est obligatoire de choisir un établissement.
  • Supplier Invoice Number (numéro de facture du fournisseur) (facultatif) : Lorsque vous commandez des stocks, votre fournisseur peut inclure un numéro de facture. Si vous avez déjà le numéro de facture, vous pouvez le saisir ici afin que votre fournisseur puisse s’y référer.
  • Delivery date (date de livraison) (facultatif) : Il s’agit de la date de livraison prévue pour la commande.
  • Order number (numéro de commande) : Le numéro de commande est généré par Retail POS lorsque vous sélectionnez l’établissement sur la base des paramètres de l’établissement. Vous pouvez ensuite ajouter les propres suffixes ou ajustements qui vous permettront d’identifier facilement vos commandes.
  • Note (facultatif) : Ajoutez des informations personnalisées à vos commandes, comme des rappels personnels ou des notes d’approbation. Le champ Notes vous permet d’ajouter ces informations à vos commandes et de les rechercher pour référence ultérieure.
  • Preview (aperçu) : Consultez l’état de livraison des articles facilement sur l’écran. Cette information clé vous aide à ne pas perdre de vente d’articles en rupture de stock.

3. Ajoutez des produits en saisissant leur nom ou en numérisant leur code à barres dans la barre de recherche Search or scan to add product (rechercher ou numériser pour ajouter un produit) et en cliquant sur les produits souhaités. Pour un produit à fournisseurs multiples, le code et le prix du fournisseur qui aura été choisi pour la commande seront utilisés par défaut.

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4. Pour consulter les renseignements sur les fournisseurs supplémentaires, cliquez sur le produit pour en afficher les détails.

Multiple-Suppliers-Stock-Order-Additional-Supplier-Information.png

5. Répétez l’étape 3 pour chaque produit que vous souhaitez commander et cliquez sur Save (enregistrer) pour terminer.

 Important

Si le fournisseur sélectionné pour la commande d’un produit n’est pas l’un des fournisseurs ajoutés au produit, Retail POS signalera que la commande contient des produits d’un fournisseur différent.

Cliquez sur Continue anyway? (continuer quand même?) pour poursuivre la commande, ou retirez le produit de la commande s’il a été ajouté par erreur.

Multiple-Suppliers-Stock-Order-Product-From-Different-Supplier.png

Pour en savoir plus sur le traitement des commandes de stock, consultez notre guide Commande de stock (bon de commande).

 Important

Pour en savoir plus sur l’utilisation des renseignements sur les fournisseurs dans Retail POS, consultez notre guide Ajout et modification de fournisseurs.

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