Vente manuelle

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Dans le cas peu probable où il vous serait temporairement impossible d’effectuer vos ventes avec Retail POS, vous pourriez continuer de vendre manuellement, puis enregistrer les ventes dans Retail POS plus tard.

Suivez les étapes listées ci-dessous pour configurer et démarrer la vente manuelle.

1. Configurer la vente manuelle

Pour vendre manuellement, vous devez configurer quelques fonctionnalités clés pour traiter et enregistrer vos ventes. Elles reposent principalement sur la gestion des stocks et le traitement des paiements.

Enregistrer temporairement les ventes et les stocks

Vous devrez trouver un moyen d’enregistrer les données pour toutes les ventes traitées manuellement. Vous pouvez, par exemple, les noter sur papier, dans un grand livre des ventes, ou dans un logiciel sur vos appareils.

Selon votre situation, vous utiliserez des méthodes différentes. Par exemple, si vos appareils ne fonctionnent pas ou si vous n’avez plus de courant, vous ne pourrez pas enregistrer ces données sur un support électronique.

Configurer les terminaux de paiement

Lorsque vous traitez vos ventes manuellement, vous ne pouvez pas utiliser les types de paiements intégrés.

Pour encaisser temporairement les modes de paiement non intégrés, vous devez mettre votre terminal en mode autonome et traiter les paiements manuellement.

Veuillez noter que tous les fournisseurs de paiement ne permettent pas de mettre le terminal en mode autonome.

Accéder au tiroir-caisse

Dans Retail POS, le tiroir-caisse est connecté à l’imprimante de reçus et ouvert et fermé par celle-ci. Lorsque vous effectuez des ventes manuellement, vous ne pouvez pas déclencher l’ouverture et la fermeture du tiroir-caisse. Pour traiter les paiements en espèce, vous aurez donc besoin de la clé d’accès au tiroir-caisse.

2. Traiter une vente manuelle

Enregistrer des ventes

À chaque vente, vous devrez enregistrer les données ci-dessous, dans un grand livre des ventes séparé ou bien à la main.

  1. Le ou les articles achetés par le client
    • Notez le nom du produit, le code UGS, le type de variante (le cas échéant), le prix et la quantité achetée pour chaque produit.
  2. Les renseignements du client
    • Ils sont utiles pour, plus tard, ajouter un client existant ou créer un nouveau client, enregistrer l’historique des ventes et la fidélité. Notez l’adresse courriel du client si ce dernier souhaite recevoir le reçu de la vente par courriel une fois qu’elle aura été saisie dans Retail POS.
  3. Les données de paiement
    • Paiement en argent comptant : vous pouvez, selon vos besoins comptables, ne noter que l’argent récupéré à chaque transaction, ou bien la totalité de l’argent récupéré et la monnaie rendue au client.
    • Paiement par carte : lorsque vous acceptez un paiement par carte en mode autonome, notez le montant et les informations de la transaction. Nous vous recommandons de conserver un exemplaire du reçu du terminal. Notez également le type de paiement et le montant de la vente.

Traiter manuellement les paiements par carte

  1. Calculez le montant total de la vente et indiquez au client le montant dû.
  2. Saisissez le montant dû sur le terminal de paiement.
  3. Invitez le client à effectuer son paiement par carte comme d’habitude.
  4. Ensuite, conservez la copie marchand du reçu et donnez au client la copie client.
3. Saisir les données des ventes dans Retail POS

Lorsque la situation est revenue à la normale et que vous pouvez de nouveau effectuer vos ventes avec Retail POS, vous devez saisir les données que vous avez notées pendant que vous effectuiez les ventes manuellement. Pour ce faire, recréez la vente et appliquez le paiement.

Suivez les étapes ci-dessous :

  1. Sur l’écran de ventes, accédez à Sell > Sell (ventes > ventes) et ajoutez les produits et les renseignements des clients que vous avez notés. Au besoin, ajustez les prix et les réductions.
  2. Vérifiez que le montant total correspond à ce que vos clients ont payé :
    • Pour les paiements en argent comptant, cliquez sur Pay (payer), puis sélectionnez Cash (argent comptant). Sautez les étapes suivantes.
    • Pour les paiements manuels par carte, passez à l’étape 3.
  3. Cliquez sur Park sale (mettre la vente en attente), saisissez une note si nécessaire, puis sélectionnez Park sale (mettre la vente en attente).

    park_sale.png

  4. Accédez au grand livre des ventes dans le menu principal. Trouvez la vente en attente et cliquez dessus pour afficher ses détails.
  5. Cliquez sur Apply payment / refund (appliquer le paiement / remboursement), puis sélectionnez le type de paiement.

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  6. Si le montant affiché est différent du montant payé par les clients, saisissez-le manuellement. Sélectionnez également une date de paiement.
  7. Cliquez sur Save (enregistrer) pour appliquer le paiement.

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  Important

Une fois que vous avez recréé la vente dans Retail POS, vous avez la possibilité d’envoyer le reçu au client par courriel.

Pour en savoir plus, consultez notre guide Envoi par courriel des reçus depuis l’historique des ventes.

  Mises à jour sur l’état du système

Notre équipe fait tout son possible pour identifier les problèmes liés aux pannes et les corriger au plus vite afin que vous soyez de nouveau en ligne le plus rapidement possible.

Des mises à jour sur l’état seront publiées régulièrement sur cette page.

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