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Ajout de clients dans Retail POS (X-Series)

Il est important de pouvoir accéder facilement aux renseignements d’un client lors d’une vente.

Retail POS vous permet de créer des clients de trois façons :
1. Ajoutez des clients dans le cadre d’une vente.
2. Ajoutez des clients individuellement.
3. Importez des clients en lot.

Choisissez ci-dessous la méthode qui convient le mieux à votre entreprise.

Ajout de clients dans le cadre d’une vente

La première fois que vous rencontrez un nouveau client, c’est souvent pendant une vente. C’est pourquoi Retail POS vous permet d’ajouter et d’enregistrer un client pour une utilisation future sans avoir à quitter la vente active. Pour ce faire, suivez les étapes ci-dessous :

1. Localisez le champ de recherche Customer (client), puis tapez le nom, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, la société ou le code client.

Search-customer.png

2. Une liste déroulante affichera tous les clients correspondants existants. Vous pouvez continuer à saisir d’autres lettres jusqu’à ce que les résultats permettent de trouver votre client.

3. Si vous ne trouvez pas votre client, vous pouvez l’ajouter sans quitter l’écran de ventes. Cliquez sur Add "x" as a new customer (ajouter « x » comme nouveau client) et une boîte de dialogue s’ouvrira où vous pourrez saisir les données du client.

Add-new-customer-from-sale.png

4. Saisissez le prénom et le nom, ainsi que l’adresse courriel, le numéro de téléphone et le groupe de clients (si l’administrateur de votre boutique en a créé un).

Create-new-customer.png

5. Ajoutez d’autres renseignements, notamment le nom de l’entreprise, le site Web et l’adresse postale, sous l’onglet Détails.

Create-new-customer-details.png

6. Remplissez les champs souhaités, puis cliquez sur Create new customer (créer un nouveau client) pour terminer et procéder à la vente comme d’habitude.

Create-new-customer-button.png

Ajout individuel de clients

Vous possédez peut-être déjà une base de clients que vous souhaitez ajouter à votre boutique Retail POS. Vous n’avez pas besoin d’attendre de faire une vente. L’écran Clients vous permet d’ajouter et de gérer vos clients.

Utilisez la fonction intégrée de Retail POS pour ajouter des clients individuellement. Pour commencer, accédez à Customers > Customers (clients > clients).

1. Cliquez sur le bouton Add customer (ajouter un client).

add-customer-button.png

2. Dans la boîte de dialogue qui s’ouvre, vous pouvez saisir le prénom et le nom du nouveau client, ainsi que son adresse courriel, son numéro de téléphone et son groupe de clients (si l’administrateur de votre magasin en a créé un).

Create-new-customer.png

3. Ajoutez d’autres renseignements, notamment le nom de l’entreprise, le site Web et l’adresse postale, sous l’onglet Détails.

additional-information.png

4. Remplissez les champs souhaités, puis cliquez sur Create new customer (créer un nouveau client) pour terminer.

Importation de clients en lot

Vous pouvez facilement importer des clients depuis un système existant, tel que MYOB, Outlook ou SharePoint, au moyen d’un fichier CSV, XLX ou XLXS.

Import-Customer-bulk.png

Formatage de votre liste de clients pour utilisation dans Retail POS

1. Accédez à Customers > Customers (clients > clients).

2. Exportez votre liste de clients au format CSV en cliquant sur Export list (exporter la liste) à l’écran Clients.

Export-list.png

3. Ouvrez votre système actuel, que ce soit MYOB, Outlook, SharePoint ou un autre, et exportez vos clients sous forme de feuille de calcul Excel ou de fichier CSV.

Screen_Shot_2020-09-11_at_2.40.28_PM.png

4. Copiez les données de votre ancien fichier clients (que vous avez exporté depuis Outlook ou MYOB) dans le fichier clients au format CSV que vous avez exporté depuis Retail POS. Par exemple, saisissez les prénoms dans la colonne first_name; et les noms, dans la colonne last_name.

  Important

Certaines cellules, comme YTD Balance (solde cumulé) et Loyalty Points (points de fidélité), sont générées par l’activité de vente dans Retail POS et ne peuvent pas être « importées ».

Importation du fichier clients dans Retail POS

Une fois que vous avez créé votre fichier clients, vous devez l’importer dans Retail POS.

Pas d’inquiétude : le vérificateur de feuille de calcul de Retail POS recherchera certaines des erreurs d’importation les plus courantes dans votre fichier avant de l’importer dans votre boutique. Il vérifiera les problèmes de formatage ou les erreurs, comme les en-têtes de colonne et les champs obligatoires, et vous indiquera ce qui doit être modifié.

1. Accédez à Customers > Customers (clients > clients).

2. Cliquez sur Import customers (importer des clients).

3. Téléversez le fichier par glisser-déposer dans la page, ou cliquez sur Choose a file to upload (sélectionner un fichier à téléverser) pour rechercher et ajouter le fichier.

Import-Customer-bulk.png

4. Une fois le fichier joint, Retail POS effectuera immédiatement une vérification d’erreurs. Si le fichier est valide, passez à l’étape 6. Si Retail POS détecte des erreurs, le système vous dirigera à l’écran d’erreur ci-dessous.

Customer-CSV-Import-Needs-Improvement.png

5. Examinez la cause de l’erreur et téléchargez une nouvelle version de votre feuille de calcul qui souligne les erreurs à corriger.

Customer-CSV-Import-Error-Redownload.png

6. Une fois que vous avez apporté les modifications nécessaires, supprimez les notes d’erreur du fichier CSV, puis réimportez le fichier au moyen de l’une des deux options mentionnées.

Customer-CSV-Import-Error-Reupload.png

7. Une fois l’opération réussie, le fichier sera mis à jour et votre liste complète de clients sera téléversée.

Dépannage

Si vous rencontrez des difficultés, essayez les conseils ci-dessous pour repartir du bon pied.

Avertissement

Vous pouvez recevoir des avertissements avant l’importation de votre fichier CSV. Par exemple, un message d’avertissement peut s’afficher si le format d’une date de naissance est erroné.

En cas de message d’avertissement, vous pouvez toujours procéder à l’importation, mais nous vous recommandons de prendre note des avertissements reçus et de les corriger au besoin.

Customer-CSV-Import-Needs-Improvement.png

 Veuillez séparer les valeurs par une virgule

Le contenu du fichier que vous avez essayé d’importer peut être mal séparé. La meilleure façon de résoudre ce problème est d’exporter un client existant de Retail POS sous forme de fichier CSV et de vous assurer que vous suivez le même format dans votre nouveau fichier CSV.

Si vous ne parvenez toujours pas à téléverser le fichier, communiquez avec nous ici.

 Veuillez téléverser un fichier valide

Si vous voyez l’écran ci-dessous, le type de fichier que vous avez essayé d’importer est peut-être incorrect ou corrompu. Vérifiez que ce dernier est un fichier CSV, XLSX ou XLS, puis réimportez-le.

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