Pour commander des stocks dans Retail POS, vous devez créer un bon de commande.

Un bon de commande est un récapitulatif de produits créé et envoyé par l’acheteur/marchand (vous) au fournisseur, précisant les détails des produits qu’il souhaite inclure à sa commande.

En créant un bon de commande, vous enregistrez les produits achetés dans votre boutique et vous envoyez un courriel à votre ou vos fournisseurs. 

L’enregistrement de vos bons de commande dans Retail POS vous permet de disposer d’un endroit unique pour assurer le suivi de vos commandes auprès de tous les fournisseurs. Cela vous permet de visualiser facilement ce qui a été commandé et de garantir l’exactitude des niveaux de stocks. De plus, comme les bons de commande sont enregistrés dans le nuage, vous ne perdrez jamais d’informations importantes.

Créer un bon de commande

1. Pour créer un bon de commande dans Retail POS, accédez à Inventory > Stock control (stocks > gestion des stocks), puis cliquez sur Order stock (commander des stocks).

2. L’écran New purchase order (nouveau bon de commande) s’affiche.

3. Sur cet écran, vous pouvez indiquer les informations suivantes :

• Supplier (fournisseur) : Cliquez pour choisir le fournisseur de la commande, bien que la commande puisse être créée sans choisir un fournisseur spécifique si vous le souhaitez. Ce fournisseur déterminera quel code fournisseur et quel prix fournisseur seront utilisés pour les produits ajoutés à la commande pour laquelle plusieurs fournisseurs sont enregistrés. Pour en savoir plus sur les fournisseurs multiples, consultez notre guide Produits à fournisseurs multiples dans Retail POS (X-Series).
• Deliver to (lieu de livraison) : Dans ce champ, sélectionnez l’établissement auquel vous souhaitez livrer les stocks. Il est obligatoire de choisir un établissement.
• Supplier Invoice Number (numéro de facture du fournisseur) : Lorsque vous commandez des stocks, votre fournisseur peut inclure un numéro de facture. Si vous avez déjà le numéro de facture, vous pouvez le saisir ici afin que votre fournisseur puisse s’y référer.
• Delivery Date (date de livraison) : Il s’agit de la date de livraison prévue pour la commande.
• Order number (numéro de commande) : Le numéro de commande est généré par Retail POS lorsque vous sélectionnez l’établissement sur la base des paramètres de l’établissement. Vous pouvez ensuite ajouter les propres suffixes ou ajustements qui vous permettront d’identifier facilement vos commandes.
• Note : Ajoutez des informations personnalisées à vos commandes, comme des rappels personnels ou des notes d’approbation. Le champ Notes vous permet d’ajouter ces informations à vos commandes et de les rechercher pour référence ultérieure.
• Preview (aperçu) : Consultez l’état de livraison des articles facilement sur l’écran. Cette information clé vous aide à ne pas perdre de vente d’articles en rupture de stock.

Ajouter des produits au bon de commande

Il existe trois façons d’ajouter des produits à un bon de commande.

Choisir les produits

Ajoutez des produits en saisissant le nom du produit ou en scannant le code à barres dans la barre de recherche Search or scan to add product (rechercher ou numériser pour ajouter un produit). Retail POS affichera le produit correspondant. S’il y a plusieurs produits similaires, cliquez sur le bon produit.

Après avoir sélectionné un produit, saisissez la quantité de ce produit que vous souhaitez commander. Si vous sélectionnez un produit à variantes, une fenêtre contextuelle s’ouvrira pour vous permettre de sélectionner les variantes spécifiques que vous souhaitez ajouter à la commande.

Une fois les variantes sélectionnées et la quantité indiquée, cliquez sur Add variants to order (ajouter les variantes à la commande).

Si vous avez configuré ou utilisez des codes à barres pour vos produits, vous pouvez ajouter vos produits en numérisant leur code à barres. Assurez-vous simplement d’avoir sélectionné la barre de recherche des produits avant de numériser.

Continuez à ajouter des produits jusqu’à ce que votre commande soit terminée. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Save (enregistrer) pour créer et sauvegarder vos modifications.

Recommandations

Des produits peuvent être ajoutés à la commande sur la base de recommandations définis au moment de la création d’un produit. Le seuil de réapprovisionnement recommandé est le niveau qui doit être atteint pour que Retail POS génère automatiquement une commande.

Cliquez sur Add products from recommendations (ajouter des produits selon leur recommandation) pour ajouter automatiquement des produits ainsi que leur quantité de réapprovisionnement (également définie au moment de la création d’un produit). La quantité de réapprovisionnement est la quantité par défaut qui est commandée lorsqu’un produit ayant atteint son seuil de réapprovisionnement recommandé est ajouté à une commande.

Si un fournisseur a été choisi, seuls les produits attribués à ce fournisseur apparaîtront dans la fenêtre contextuelle de sélection et d’ajout de produits à la commande. 

Pour savoir comment ajouter un seuil de réapprovisionnement recommandé et une quantité de réapprovisionnement à des produits existants, cliquez ici.

Ajouter des produits au moyen d’un fichier CSV

Vous pouvez importer des produits (ainsi que leur prix fournisseur et leur quantité) dans une nouvelle commande ou une commande enregistrée en utilisant un fichier CSV. C’est un excellent moyen de créer rapidement une commande de stock importante, par exemple à partir d’un fichier de données créé par un lecteur de stocks portable.

Vous devez configurer un fichier CSV avec les articles de votre commande. Téléchargez un modèle de fichier CSVci-dessous pour vous aider à démarrer, ou créez un fichier CSV à l’aide de votre logiciel tableur (tel que Excel, OpenOffice ou Google Docs) avec les 4 en-têtes de colonnes suivantes :

• [champ facultatif] Handle : l’alias du produit (il doit correspondre à un produit existant dans Retail POS).
• [champ obligatoire] SKU : l’UGS du produit (elle doit correspondre à un produit existant dans Retail POS).
• [champ facultatif] Supply price : le prix fournisseur par article.
• [champ obligatoire] Quantity : la quantité de chaque article transféré.

Une fois que le fichier d’importation CSV est prêt, cliquez sur Import via CSV (importer au moyen d’un fichier CSV) puis Import CSV (importer un fichier CSV). Enfin, choisissez votre fichier CSV enregistré au préalable pour l’importer.

Ajouter des produits de votre catalogue

Vous pouvez importer des produits dans une commande directement depuis votre page produits (Catalog > Products [catalogue > produits]) en utilisant une action groupée.

Accédez à la page des produits et sélectionnez les produits que vous souhaitez commander à l’aide des cases situées à côté des produits. Une fois les produits sélectionnés, revenez en haut de la page et cliquez sur Choose an action (choisir une action), puis sélectionnez Add products to purchase order (ajouter les produits à un bon de commande).

Sélectionnez l’une des deux options suivantes : Add to an existing order (ajouter à une commande existante) ou Create a new stock order (créer une commande de stock).

Si vous ajoutez les produits à une commande existante, sélectionnez la commande à laquelle vous souhaitez ajouter les produits et cliquez sur Next (suivant).

Pour créer un bon de commande, choisissez le fournisseur et le lieu de livraison de la commande dans les menus déroulants Supplier et Deliver To. Le champ Order number (numéro de commande) se remplit automatiquement, puis cliquez sur Next (suivant).

Pour chaque produit, saisissez la quantité que vous souhaitez commander dans la colonne Quantity et assurez-vous que le prix de revient est correct dans la colonne Cost price. Si le prix de revient d’un produit n’est pas égal à sa valeur par défaut, il est important de saisir la nouvelle valeur dans cette colonne pour calculer correctement les valeurs de coût moyen et de coût des marchandises vendues.

Une fois la quantité et le prix de revient saisis, cliquez sur Add products to order (ajouter des produits à la commande) pour terminer la création de la commande. Vous pouvez ensuite consulter la commande en accédant à Inventory > Stock control (stocks > gestion des stocks).

Envoyer et réceptionner une commande

Vous pouvez maintenant envoyer la commande nouvellement créée à votre fournisseur. Pour savoir comment faire, consultez notre guide Envoi d’un bon de commande.

Une fois que la commande a été expédiée par le fournisseur et qu’elle est en transit, vous pouvez la marquer comme expédiée.

Lorsque vous recevez la commande, vous pouvez recevoir la commande dans Retail POS. Pour savoir comment faire, consultez notre guide Réception d’une commande.