Gestion des stocks et utilisation de l’intégration de QuickBooks en ligne

La comptabilisation des coûts liés aux stocks est importante pour vous aider à comprendre si votre commerce de détail est rentable. Vous devez savoir combien vos stocks vous coûtent et quelle est leur valeur.

Commandes de stock

 Important

Il est indispensable d’utiliser la fonctionnalité de commande de stock de Retail POS lors de l’ajout d’un nouveau produit à vos stocks. Sinon, les coûts de vos produits seront incorrects.

Lorsque vous effectuez vos commandes de stock par le biais de Retail POS, vous devez les reporter à QuickBooks en ligne afin d’y créer une facture de comptes fournisseurs. Contrairement au reste de l’intégration, cela ne se fait pas automatiquement.

Pour reporter une commande de stock réceptionnée dans QuickBooks en ligne, suivez les étapes ci-dessous :

1. Accédez à la page Stock Control (gestion des stocks) dans Retail POS.

2. Filtrez la page de commandes de stock par commandes reçues.

3. Cliquez sur le bouton Send to QuickBooks Online (reporter à QuickBooks en ligne) sous la référence pour créer la facture dans QuickBooks en ligne.

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4. Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton bleu View on QuickBooks Online (afficher sur QuickBooks en ligne) sur la page principale des stocks pour charger la facture dans QuickBooks en ligne.

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Autrement, cliquez sur le bouton View on QuickBooks Online (afficher sur QuickBooks en ligne) à côté de la commande spécifique sur la page de la commande de stocks pour voir cette commande de stock dans QuickBooks en ligne.

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Lorsque vous payez votre facture, vous pouvez faire correspondre la transaction de versement dans votre flux bancaire à la facture des comptes fournisseurs dans QuickBooks en ligne.

Ces renseignements sont envoyés à QuickBooks en ligne :

  • La date de réception complète de la commande dans QuickBooks en ligne
  • Le nom du fournisseur
  • Les produits reçus
  • La quantité reçue
  • Le nom de la commande et le numéro de facture du fournisseur figurent dans le champ de référence de QuickBooks en ligne
  • Le coût d’approvisionnement (hors taxe), dont la taxe est appliquée par QuickBooks en ligne selon vos paramètres
  • La date d’échéance de la facture sera basée sur les conditions du fournisseur dans QuickBooks en ligne (vous pouvez mettre à jour les conditions du fournisseur dans QuickBooks en ligne)

Tous les coûts des produits seront envoyés à l’actif de stock désigné dans votre page de configuration de QuickBooks en ligne.

  Remarque

Les coûts d’expédition ne sont pas automatiquement inclus. Vous pouvez créer un produit « coûts d’expédition » sans taxe, sans prix et sans suivi des stocks dans Retail POS, et l’ajouter à la commande lorsqu’elle est reçue afin de suivre les coûts de stocks pour chaque commande.

Ajustements de stocks : bris, gaspillage, pertes et dénombrements de stocks

Il est également important de suivre les ajustements de vos niveaux de stocks, qu’il s’agisse de stocks endommagés/brisés, de gaspillage (comme la nourriture en fin de journée) ou de pertes (articles volés). Vous constaterez parfois la perte au moment où elle se produit (stocks endommagés, gaspillage), alors que dans d’autres cas, vous ne vous en rendrez compte que lorsque vous procéderez à un dénombrement des stocks.

Tous ces différents types d’ajustements peuvent être enregistrés dans Retail POS en utilisant la fonction de dénombrement de stocks. Apprenez comment effectuer un ajustement ou comment effectuer un dénombrement des stocks.

Les ajustements de stocks, y compris les dénombrements des stocks, ne peuvent pas être envoyés directement à QuickBooks en ligne. Vous devrez remplir un journal manuel dans QuickBooks en ligne pour les comptabiliser.

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