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Dénombrements partiels des stocks

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Un dénombrement partiel des stocks consiste à effectuer un dénombrement sur petite partie de vos stocks, se limitant souvent aux articles d’une marque, d’un type de produit ou d’un fournisseur spécifique.

Effectuer des dénombrements partiels régulièrement vous permet de gérer vos stocks et d’effectuer un dénombrement de fin d’année plus facilement, avec un nombre limité d’écarts inattendus.

Quand réaliser un dénombrement partiel des stocks

Beaucoup de marchands effectuent des dénombrements partiels pendant les heures d’ouverture habituelles afin de garantir la fiabilité des stocks de leur boutique tout au long de l’année. Vous pouvez même effectuer plusieurs dénombrements partiels simultanément. Assurez-vous simplement que le même produit ne figure pas dans plusieurs dénombrements.

Nous vous recommandons de planifier vos dénombrements partiels régulièrement au cours de l’année. Comme vous pouvez les programmer à l’avance, vous pouvez facilement les échelonner pour assurer une couverture complète de vos stocks chaque trimestre.

Préparer un dénombrement

Selon le volume à compter, vous devez préparer les stocks la veille ou le jour du dénombrement.

Chaque boutique adopte une procédure différente, mais nous recommandons les choses suivantes :

  • Vérifiez le bon fonctionnement de vos lecteurs de code à barres.
  • Rangez toutes les zones que vous allez compter, y compris les articles en attente.
  • Retournez toutes les étiquettes pour que les codes à barres soient visibles et faciles à numériser.
  • Imprimez de nouvelles étiquettes pour tous les produits sans étiquette.

Comment commencer un dénombrement partiel des stocks

  Avant de commencer

Si vous prévoyez des dénombrements partiels des stocks, assurez-vous d’avoir bien configuré des marques, des types, des fournisseurs ou des étiquettes pour vos produits afin de vous aider à affiner vos recherches. Cliquez ici pour en savoir plus.

Lorsque vous êtes prêt à dénombrer, commencez un dénombrement programmé ou un nouveau dénombrement.

Commencer un nouveau dénombrement des stocks

1. Accédez à la page Inventory > Inventory counts (stocks > dénombrement des stocks).

Inventory-Count-Navigate-To-Inventory.png

2. Cliquez sur le bouton Add inventory count (ajouter un dénombrement des stocks).

Inventory-Count-Click-Add-Inventory-Count.png

3. Définissez les Start date (date de début) et Start time (heure de début) du dénombrement des stocks. Par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être passée.

Full-Inventory-Count-Start_Date-Start_Time.png

4. Sélectionnez un Outlet (établissement) où mener le dénombrement des stocks dans le menu déroulant.

Full-Inventory-Count-Select-Outlet.png

5. Saisissez un Count name (nom du dénombrement des stocks).

Full-Inventory-Count-Count-Name.png

6. Cliquez sur Partial count (dénombrement partiel des stocks).

choose_products.png

7. Utilisez la barre de recherche pour commencer à ajouter des filtres à votre dénombrement des stocks. Vous obtiendrez ainsi tous les éléments qui correspondent au terme recherché. Par exemple, si vous recherchez « Jeans », vous obtiendrez le type « Jeans » et la marque « Guess Jeans ». Vous pouvez rechercher par :

  • nom;
  • marque;
  • type;
  • étiquette;
  • fournisseur;
  • UGS.

Partial-Count-Add-Products.png

Il est important de comprendre comment les filtres fonctionnent. Par exemple :

  • Recherchez le terme « Jeans » et sélectionnez le type « Jeans ». Tous les produits associés au type « Jeans » seront ajoutés au dénombrement.
  • Ensuite, recherchez le terme « Levis » et sélectionnez la marque « Levis ». Cela retirera tous les produits qui ne sont pas associés à la fois à la marque « Levis » et au type « Jeans »".
  • Recherchez le terme « Lee » et sélectionnez la marque « Lee ». Tous les produits associés à la fois au type « Jeans » et la marque « Lee » seront ajoutés à votre dénombrement. En d’autres termes, tous les produits associés au type « Jeans » et soit à la marque « Lee » soit à la marque « Levis » seront inclus dans le dénombrement.

Partial-Count-Add-Products-Tag-Filter.png

Lorsqu’une étiquette ou un type font partie du même groupe, ils seront regroupés sous la barre de recherche, comme illustré ci-dessus.

Vous pouvez également ajouter des produits individuels à votre dénombrement partiel des stocks.

8. Après avoir ajouté tous les articles souhaités à votre dénombrement des stocks, cliquez sur Start count (commencer le dénombrement).

Partial-Count-Save-Exit-Start-Count.png

Commencer un dénombrement programmé

1. Accédez à la page Inventory > Inventory counts (stocks > dénombrement des stocks).

Inventory-Count-Navigate-To-Inventory.png

2. Trouvez le dénombrement souhaité dans la liste Due (à effectuer).

Full-Inventory-Count-Scheduled-Due.png

3. Cliquez sur le nom du dénombrement. La page des paramètres du dénombrement s’ouvrira. Ne vous inquiétez pas d’actualiser la date et l’heure si elles sont fausses. Retail POS les mettra à jour à la date du jour.

Partial-Count-Start-Scheduled-Count.png

4. Cliquez sur Start count (commencer le dénombrement). Le dénombrement de stocks commencera.

Partial-Count-Start-Scheduled-Count-Start.png

Une page affichera la liste de vos articles à compter et la quantité estimée. Vous n’avez pas à dénombrer vos articles selon l’ordre de la liste.

Dénombrer vos articles

Partial-Count-Counting-Items-Header.png

Une fois le dénombrement des stocks commencé, vous pouvez compter vos articles de différentes façons. Utilisez l’une des méthodes ci-dessous :

Numériser les codes à barres à l’aide d’un lecteur de codes à barres

Si la fonction de numérisation de l’appareil que vous utilisez pour le dénombrement des stocks (Mac, PC ou iPad) est configurée, il vous suffit de numériser les articles dans le dénombrement des stocks pour les enregistrer.

1. Si le mode Quick-scan (numérisation rapide) est activé, vous pouvez numériser des codes à barres les uns à la suite des autres et chacun d’eux sera enregistré individuellement.

  Mode Quick-Scan (numérisation rapide)

Le mode numérisation rapide vous permet de numériser rapidement le code à barres de chaque article dans votre boutique afin de l’inscrire dans le dénombrement des stocks. Votre article sera automatiquement décompté aussitôt son code à barres numérisé.

Si vous préférez utiliser le code à barres pour rechercher l’UGS de l’article et saisir la quantité finale dénombrée avant de soumettre le dénombrement, décochez la case Quick-scan mode (mode numérisation rapide).

Partial-Count-Quick-Scan-Mode.png

Un symbole rouge « inattendu » apparaît à côté des produits ajoutés à mon dénombrement des stocks

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Lorsque vous effectuez un dénombrement partiel, un symbole rouge « inattendu » peut apparaître à côté de vos produits. Lorsque ce symbole apparaît, cela signifie qu’un produit ne correspondant pas aux filtres que vous avez choisis pour le dénombrement a été ajouté.

Si vous voulez faire disparaître ce symbole, il vous faudra peut-être créer un nouveau dénombrement partiel qui filtrera plus largement vos produits. Si vous avez déjà commencé le dénombrement ou si vous souhaitez continuer le dénombrement en cours, vous pouvez simplement ignorer ce symbole, car le dénombrement s’ajustera à ce produit inattendu. Si vous êtes sûr que ce produit correspond aux filtres que vous avez appliqués, accédez à la page du produit en question et modifiez-le pour vous assurer qu’il est bien configuré.

2. Vous pouvez également numériser le code à barres (avec le mode Quick-scan (numérisation rapide) désactivé) et saisir manuellement le dénombrement de chaque article.

Full-Inventory-Count-Quick-Scan-Mode-Disabled.png

Numériser des codes à barres avec l’application Scanner Retail POS

Scanner-App-Logo.png

L’application Scanner vous permet de créer ou de commencer un dénombrement des stocks et d’utiliser la caméra intégrée de l’appareil iOS pour numériser les codes à barres et enregistrer les articles.

Pour savoir comment utiliser l’application Scanner, où la télécharger et comment effectuer un dénombrement des stocks avec, consultez le guide Application Scanner.

Enregistrer et rechercher manuellement des articles

Vous pouvez effectuer le dénombrement manuellement, en notant la quantité de chaque article à l’aide d’une feuille et d’un stylo, puis en recherchant l’article dans Retail POS et en saisissant le nombre d’articles en question*.

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*Le dénombrement manuel de vos articles augmente le risque d’erreurs. Veillez à répertorier les bons articles et, de préférence, à ce que l’UGS soit enregistrée pour chacun d’entre eux. Ainsi, lors de la saisie, la quantité sera imputée aux bons articles.

Une fois qu’un article est dénombré

Lorsqu’un article est dénombré, il apparaît en haut de votre liste d’articles dénombrés. Une coche apparaîtra à côté de l’article si vous avez atteint la quantité estimée. L’article apparaîtra ensuite dans Your last counted items (vos articles derniers dénombrés) sur le côté droit de l’écran. Le nombre d’articles dans votre onglet d’articles non dénombrés diminuera.

Full-Inventory-Count-Last-Counted.png

Votre dénombrement sera enregistré automatiquement, et la dernière heure d’enregistrement s’affichera en haut de l’écran au-dessus du bouton Pause (pause).

Full-Inventory-Count-Last-Save-Time.png

Vérifier et soumettre un dénombrement partiel des stocks

Lorsque vous avez soumis tous vos dénombrements, vous devez vérifier les articles dénombrés.

Lorsque vous ouvrez la page de vérification, vous pouvez consulter cinq onglets :

five_tabs.png

  • Uncounted (non dénombrés) : liste tous les articles dont le total dénombré est de 0. Cela inclut les articles dont la quantité estimée est de 0.
  • Unmatched (non équilibrés) : liste tous les articles dont le dénombrement est inférieur ou supérieur à la quantité estimée. Cela inclut les articles dont l’estimation était négative et dont le dénombrement est finalement de 0.
  • Matched (équilibrés) : liste tous les articles dénombrés dont le nombre total correspond à la quantité estimée.
  • Excluded (exclus) : liste les articles exclus manuellement du dénombrement.
  • All (tous).

Vérifiez les articles de votre dénombrement, en particulier ceux des onglets non équilibrés et non dénombrés. Pour les écarts, vous pouvez :

  • cocher la case à côté d’un article et choisir Exclude items from count (exclure des articles du dénombrement);

exclude_items.png

  • cocher la case à côté d’un article et choisir Recount items (recompter les articles). Cette opération remettra le compteur de cet article à zéro pour que vous le recomptiez.

recount_items.png

  • Cliquez sur Resume count (reprendre le dénombrement) en bas de la page et recomptez les articles.

  Important

Si vous reprenez le dénombrement, l’article affichera toujours la quantité numérisée jusqu’ici. Utilisez l’option Recount items (recompter les articles) sur la page de vérification pour remettre le dénombrement à 0. Vous pouvez également saisir une quantité négative pour cet article sur la page de dénombrement, dans le champ de quantité, pour supprimer les unités dénombrées, ou mettre le niveau de stocks de cet article à zéro pour repartir du début.


Vendre pendant le dénombrement

Si vous maintenez vos activités commerciales pendant le dénombrement, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période de dénombrement.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore comptés, le dénombrement des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité estimée n’aura pas changé).

  Remarque

Toutes les ventes faites pendant un dénombrement des stocks sont correctement enregistrées dans votre historique des ventes.


Soumettre le dénombrement

Lorsque vous avez vérifié et confirmé votre dénombrement et que vous pensez avoir dénombré tous les articles, cliquez sur Complete (terminer).

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Ensuite, vous devez confirmer que le dénombrement des stocks est terminé. Souvenez-vous de le faire lorsque TOUT votre personnel a terminé et enregistré le dénombrement sur tous les appareils. S’il reste des articles non dénombrés, une alerte vous en informera, car le dénombrement des stocks de ces articles sera mis à 0.

Lorsque vous avez la certitude d’avoir fini, cliquez sur Submit (soumettre).

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Une fois que vous aurez cliqué sur Complete (terminer), nous lancerons le traitement de votre dénombrement. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si vous avez un grand nombre d’articles.

Une fois le traitement terminé, les résultats s’afficheront sur la page.

Vous y verrez trois onglets :

Full-Inventory-Count-Complete-Tabs.png

  • Unmatched (non équilibrés);
  • Matched (équilibrés);
  • All (tous).

Ces onglets regroupent vos articles, les quantités estimées, les quantités réelles, les écarts en unités après votre dénombrement et le coût de cet écart (p. ex., s’il manque une unité, l’application calcule le coût de ce manque).

En faisant défiler cette liste jusqu’en bas, vous afficherez le total des changements en unités et en coût.

Deux chiffres s’afficheront pour chaque donnée : le total des augmentations (pour les articles dont le dénombrement est supérieur à la quantité estimée) et le total des diminutions (pour les articles dont le dénombrement est finalement inférieur à la quantité estimée).


Exporter les données

Cliquez sur les boutons d’exportation pour obtenir une copie de vos résultats.

Full-Inventory-Count-Complete-Data-Export.png

Vous avez deux possibilités :

  • Generate CSV report (générer un rapport au format CSV) : vous obtiendrez un rapport au format CSV avec une ligne par article dénombré. Le rapport affichera des colonnes pour l’UGS, le code fournisseur, les quantités estimée et réelle, l’écart de stocks en unités et en coût, ainsi que la valeur des stocks pour chaque article après le dénombrement. Ce rapport sert généralement à être importé vers un autre système ou à créer vos propres rapports.
  • Generate PDF report (générer un rapport au format PDF) : vous obtiendrez un rapport au format PDF comprenant les nombres finaux de quantités estimée et réelle, l’écart de coût et la valeur totale des stocks de chaque produit après le dénombrement. Vous obtiendrez également un résumé de tous les changements pour votre dénombrement.

Abandonner un dénombrement partiel des stocks

Il peut arriver d’avoir à arrêter un dénombrement des stocks commencé. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir le dénombrement, qui doit toujours être effectué sur une courte période.

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C’est ce qu’on appelle abandonner un dénombrement. Pour abandonner un dénombrement en cours, suivez les étapes suivantes :

  • Ouvrez le dénombrement dans la page Edit count (modifier le dénombrement) ou Review count (vérifier le dénombrement).
  • Cliquez sur le bouton Abandon count (abandonner le dénombrement).

Les dénombrements abandonnés apparaîtront dans l’onglet Cancelled (annulés) de la page d’accueil des dénombrements des stocks.

Consulter l’historique des dénombrements des stocks

Vous pouvez consulter l’historique des dénombrements et exporter les résultats à tout moment.

inventory_counts.png

Pour afficher l’historique :

  • Cliquez sur l’onglet Completed (terminés) de la page d’accueil des dénombrements des stocks.
  • Cliquez sur le dénombrement que vous souhaitez ouvrir.

  Important

Pour en savoir plus sur les dénombrements des stocks dans Retail POS, consultez notre guide Qu’est-ce qu’un dénombrement des stocks et comment en effectuer un?

Si vous voulez dénombrer tous vos stocks, vous pouvez effectuer un dénombrement total des stocks. Nous vous recommandons d’effectuer ce type de dénombrement boutique close. Pour en savoir plus sur les dénombrements totaux des stocks, consultez le guide Dénombrements totaux des stocks.

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