Un dénombrement total des stocks est généralement effectué à la fin de l’année fiscale, afin de fournir à votre comptable la valeur exacte de vos stocks.

Il recense chaque article dans votre boutique, y compris votre réserve. Nous vous recommandons de le faire en dehors des horaires habituels d’ouverture.

Utilisez les menus déroulants ci-dessous pour découvrir comment procéder à un dénombrement total des stocks.

Quand procéder à un dénombrement total des stocks

Nous vous recommandons de procéder à un dénombrement total des stocks à la fin de l’année fiscale, au minimum. Votre comptable vous recommandera peut-être de procéder également à un dénombrement total des stocks en milieu d’année.

Ces dénombrements sont aussi utiles après chaque période d’activité intense, comme Noël, les soldes de l’Après-Noël ou le Vendredi fou. Il est aussi recommandé d’effectuer un dénombrement total des stocks lors de la vente de votre entreprise.

Un dénombrement total des stocks exige de compter tous les articles dans votre boutique. La bonne pratique veut que l’on ferme boutique pendant ce dénombrement pour garantir l’exactitude des niveaux de stocks.

Programmer le dénombrement

Le dénombrement des stocks dans Retail POS vous permet de programmer le dénombrement pour préparer l’année et pour que votre équipe sache ce qui doit être préparé et dénombré.

Programmer un nouveau dénombrement :

1. Accédez à la page Inventory > Inventory counts (stocks > dénombrements des stocks).

2. Cliquez sur le bouton Add inventory count (ajouter un dénombrement des stocks).

3. Définissez la date de début et l’heure de début du dénombrement des stocks (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

4. Sélectionnez un établissement où mener le dénombrement des stocks dans le menu déroulant Outlet.

5. Le nom du dénombrement est saisi automatiquement dans le champ Count name.

6. Sélectionnez Full count (dénombrement total).

7. Cliquez sur le bouton Save & exit (enregistrer et quitter) situé en haut de la page pour programmer le dénombrement. Vous pouvez aussi cliquer sur Start count (lancer le dénombrement) pour commencer le dénombrement immédiatement.

Préparer le dénombrement

Selon le volume à compter, vous devez préparer les stocks la veille ou le jour du dénombrement.

Chaque boutique adopte une procédure différente, mais nous recommandons les choses suivantes :

• Vérifiez le bon fonctionnement de vos lecteurs de code à barres.
• Rangez toutes les zones que vous allez compter, y compris les articles en attente.
• Retournez toutes les étiquettes pour que les codes à barres soient visibles et faciles à numériser.
• Imprimez de nouvelles étiquettes pour tous les produits sans étiquette.

Comment commencer un dénombrement des stocks

Lorsque vous êtes prêt à dénombrer, commencez un dénombrement programmé ou un nouveau dénombrement :

Commencer un nouveau dénombrement des stocks

1. Accédez à la page Inventory > Inventory counts (stocks > dénombrement des stocks).

2. Cliquez sur le bouton Add inventory count (ajouter un dénombrement des stocks).

3. Définissez la date de début et l’heure de début du dénombrement des stocks (par défaut, la date de début est celle du jour et ne peut pas être une date passée).

4. Sélectionnez un établissement où mener le dénombrement des stocks dans le menu déroulant Outlet.

5. Le nom du dénombrement est saisi automatiquement dans le champ Count name.

6. Sélectionnez Full count (dénombrement total).

7. Cliquez sur Start count (commencer le dénombrement) pour lancer le dénombrement.

Commencer un dénombrement programmé

1. Accédez à la page Inventory > Inventory counts (stocks > dénombrement des stocks).

2. Trouvez le dénombrement souhaité dans la liste Due (à effectuer).

3. Cliquez sur le nom du dénombrement. La page Edit inventory count (modifier le dénombrement des stocks) s’ouvrira. Ne vous inquiétez pas d’actualiser la date et l’heure si elles sont fausses. L’application Retail POS les mettra à jour avec la date du jour.

4. Cliquez sur Start count (commencer le dénombrement), et le dénombrement des stocks commencera.

Une page affichera la liste de vos articles à compter et la quantité estimée. Vous n’avez pas à dénombrer vos articles selon l’ordre de la liste.

Dénombrer vos articles

Une fois le dénombrement des stocks commencé, vous pouvez compter vos articles de différentes façons. Utilisez l’une des méthodes ci-dessous.

Numériser les codes à barres à l’aide d’un lecteur de codes à barres

Si la fonction de numérisation de l’appareil que vous utilisez pour le dénombrement des stocks (ordinateur de bureau ou iPad) est configurée, il vous suffit de numériser les articles dans le dénombrement des stocks pour les enregistrer.

Si le mode de numérisation rapide est activé, vous pouvez numériser des codes à barres les uns à la suite des autres et chacun d’eux sera enregistré individuellement.

Vous pouvez également numériser le code à barres (avec le mode de numérisation rapide désactivé) et saisir manuellement le dénombrement de chaque article.

Numériser des codes à barres avec l’application Scanner Retail POS

L’application Numériseur vous permet de créer ou de commencer un dénombrement des stocks et d’utiliser la caméra intégrée de l’appareil pour numériser les codes à barres et enregistrer les articles.

Pour savoir comment utiliser l’application Numériseur pour effectuer des dénombrements des stocks, consultez l’article Dénombrements des stocks avec l’application Numériseur Lightspeed.

Enregistrer et rechercher manuellement des articles

Vous pouvez effectuer le dénombrement manuellement, en notant la quantité de chaque article à l’aide d’une feuille et d’un stylo, puis en recherchant l’article dans Retail POS et en saisissant le nombre d’articles en question.*

*Le dénombrement manuel de vos articles augmente le risque d’erreurs. Veillez à répertorier les bons articles et, de préférence, à ce que l’UGS soit enregistrée pour chacun d’entre eux. Ainsi, lors de la saisie, la quantité sera imputée aux bons articles.

Une fois qu’un article est dénombré

Lorsqu’un article est dénombré, il apparaît en haut de votre liste d’articles dénombrés. Une coche apparaîtra à côté de l’article si vous avez atteint la quantité estimée. L’article apparaîtra ensuite dans Your last counted items (vos articles derniers dénombrés) sur le côté droit de l’écran. Le nombre d’articles dans votre onglet d’articles non dénombrés diminuera.

Votre dénombrement sera enregistré automatiquement, et la dernière heure d’enregistrement s’affichera en haut de l’écran au-dessus du bouton Pause (pause).

Vérifier et soumettre un dénombrement des stocks

Lorsque vous avez soumis tous vos dénombrements, vous devez vérifier les articles dénombrés.

Cliquez sur Review (vérifier) pour ouvrir la page de vérification, qui comprend cinq onglets :

• Uncounted (non dénombrés) : liste tous les articles dont le total dénombré est de 0. Cela inclut les articles dont la quantité estimée est de 0.
• Unmatched (non équilibrés) : liste tous les articles dont le dénombrement est inférieur ou supérieur à la quantité estimée. Cela inclut les articles dont l’estimation était négative et dont le dénombrement est finalement de 0.
• Matched (équilibrés) : liste tous les articles dénombrés dont le nombre total correspond à la quantité estimée.
• Excluded (exclus) : liste les articles exclus manuellement du dénombrement.
• All (tous) : liste les articles de tous les onglets.

Vérifiez les articles de votre dénombrement, en particulier ceux des onglets non équilibrés et non dénombrés. Pour les écarts, vous pouvez :

• cocher la case à côté d’un article et sélectionner Exclude items from count (exclure des articles du dénombrement) dans le menu déroulant en haut de la liste;

• cocher la case à côté d’un article et choisir Recount items (recompter les articles). Cette opération remettra le compteur de cet article à zéro pour que vous le recomptiez.

• Cliquez sur Resume (reprendre) en haut de la page et recomptez les articles.

Vendre pendant le dénombrement

Si vous vendez pendant le dénombrement, vous devrez procéder à des ajustements finaux en fonction des ventes ou des retours effectués pendant la période de dénombrement.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous avez déjà comptés, les articles concernés devront être ajustés. En cas de vente, vous devrez diminuer la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks. Pour un retour, vous devrez augmenter la quantité d’une unité dans le dénombrement des stocks.

Si vous vendez ou recevez des retours d’articles que vous n’avez pas encore comptés, le dénombrement des articles concernés sera correct, mais un écart pourra apparaître sur la page de vérification (car la quantité estimée n’aura pas changé).

Soumettre le dénombrement

Lorsque vous avez vérifié et confirmé votre dénombrement et que vous pensez avoir dénombré tous les articles, cliquez sur Complete (terminer).

Ensuite, vous devez confirmer que le dénombrement des stocks est terminé. Souvenez-vous de le faire lorsque TOUT votre personnel a terminé et enregistré le dénombrement sur tous les appareils. S’il reste des articles non dénombrés, une alerte vous en informera, car le dénombrement des stocks de ces articles sera mis à 0.

Lorsque vous avez la certitude d’avoir fini, cliquez sur Submit (soumettre).

Lorsque vous avez cliqué sur Submit (soumettre), nous lancerons le traitement de votre dénombrement. Cela peut prendre plusieurs minutes, surtout si vous avez un grand nombre d’articles.

Une fois le traitement terminé, les résultats s’afficheront sur la page.

Vous y verrez trois onglets :

• Unmatched (non équilibrés);
• Matched (équilibrés);
• All (tous).

Ces onglets regroupent vos articles, les quantités estimées, les quantités réelles, les écarts en unités après votre dénombrement et le coût de cet écart (p. ex., s’il manque une unité, l’application calcule le coût de ce manque).

En faisant défiler cette liste jusqu’en bas, vous afficherez le total des changements en unités et en coût.

Deux chiffres s’afficheront pour chaque donnée : le total des augmentations (pour les articles dont le dénombrement est supérieur à la quantité estimée) et le total des diminutions (pour les articles dont le dénombrement est finalement inférieur à la quantité estimée).

Exporter les données

Cliquez sur les boutons d’exportation pour obtenir une copie de vos résultats.

Vous avez deux possibilités :

• Generate PDF report (générer un rapport au format PDF) : vous obtiendrez un rapport au format PDF comprenant les nombres finaux de quantités estimée et réelle, l’écart de coût et la valeur totale des stocks de chaque produit après le dénombrement. Vous obtiendrez également un résumé de tous les changements pour votre dénombrement.
• Generate CSV report (générer un rapport au format CSV) : vous obtiendrez un rapport au format CSV avec une ligne par article dénombré. Le rapport affichera des colonnes pour l’UGS, le code fournisseur, les quantités estimée et réelle, l’écart de stocks en unités et en coût, ainsi que la valeur des stocks pour chaque article après le dénombrement. Ce rapport sert généralement à être importé vers un autre système ou à créer vos propres rapports.

Abandonner un dénombrement des stocks

Il peut arriver d’avoir à arrêter un dénombrement des stocks commencé. Cela peut se produire si vous manquez de temps pour finir le dénombrement, qui doit toujours être effectué sur une courte période.

C’est ce qu’on appelle abandonner un dénombrement. Pour abandonner un dénombrement en cours, suivez les étapes suivantes :

• Ouvrez le dénombrement dans Edit inventory count (modifier le dénombrement des stocks) ou sur la page Review (Vérifier).
• Cliquez sur le bouton Abandon (abandonner).

Les dénombrements abandonnés apparaissent dans l’onglet Cancelled (annulés) de la page Inventory counts (dénombrement des stocks).

Consulter l’historique des dénombrements des stocks

Vous pouvez consulter l’historique des dénombrements et exporter les résultats à tout moment.

Pour afficher l’historique :

• Cliquez sur l’onglet Completed (terminés) de la page Inventory counts (dénombrement des stocks).
• Cliquez sur le dénombrement que vous souhaitez ouvrir.

Sur cette page, vous pouvez également générer un fichier au format PDF ou CSV :