Gestion des stocks et utilisation de l’intégration Xero

  Disponibilité de la fonctionnalité

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Comptabiliser les coûts de stocks et les stocks est essentiel pour vous aider à comprendre si votre commerce de détail est rentable. Votre comptable devra comprendre combien vous coûtent vos stocks, et combien ils valent.

Commandes de stocks

  Important

Il est indispensable d’utiliser la fonctionnalité de commande de stock de Retail POS lors de l’ajout d’un nouveau produit à vos stocks, car dans le cas contraire, les coûts de vos produits seraient incorrects.

Lorsque vous effectuez vos commandes de stocks dans Retail POS, vous devez les envoyer à Xero afin de créer une facture de comptes fournisseurs dans Xero. Contrairement au reste de l’intégration, cela ne s’opère pas automatiquement.

Pour envoyer une commande de stock reçue à Xero, suivez les étapes suivantes :

  1. Accédez à Inventory > Stock control (stocks > gestion des stocks) dans Retail POS.
  2. Filtrez la page de commande de stocks par Received orders (commandes reçues). Cliquez sur Update (mettre à jour) pour appliquer le filtre.

    received_orders.png

  3. Cliquez sur le bouton SEND TO XERO (envoyer à Xero) situé sous la référence pour créer la facture dans Xero.send_to_xero.png
  4. Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton bleu VIEW ON XERO (afficher dans Xero) situé sur la page principale des stocks afin de charger la facture dans Xero. view_on_xero.png

Vous pouvez également cliquer sur le bouton VIEW ON XERO (afficher dans Xero) situé sur la page de commande de stocks pour la commande spécifique afin de voir cette commande de stocks dans Xero.

Lorsque vous payez votre facture, vous pouvez faire correspondre la transaction de paiement sortant dans votre compte bancaire à la facture des comptes fournisseurs dans Xero.

Les informations envoyées à Xero sont les suivantes :

  • la date à laquelle la commande est intégralement reçue dans Xero;
  • le nom du fournisseur;
  • les produits commandés;
  • la quantité commandée;
  • le nom de la commande et le numéro de facture du fournisseur figurent dans le champ de référence dans Xero;
  • le coût d’approvisionnement (hors taxe), dont la taxe est appliquée par Xero selon vos paramètres;
  • la date d’échéance n’est pas envoyée à Xero, car il s’agit du jour où vous prévoyez de RECEVOIR la commande, et non de la date d’échéance du paiement.

Souvenez-vous que si vous souhaitez que certains produits soient enregistrés dans des comptes de charges différents, vous avez cette option sur la page de produit.

  Remarque

Les coûts d’expédition ne sont pas automatiquement inclus. Vous pouvez créer un produit « coûts d’expédition » sans taxe, sans prix et sans suivi des stocks dans Retail POS, et l’ajouter à la commande lorsqu’elle est reçue afin de suivre les coûts de stocks pour chaque commande. Pour en savoir plus sur les coûts d’expédition, cliquez ici.

 

Ajustements de stocks : bris, gaspillage, pertes et dénombrements de stocks

Il est également important de suivre les ajustements de vos niveaux de stocks, qu’il s’agisse de stocks endommagés/brisés, de gaspillage (comme la nourriture en fin de journée) ou de pertes (articles volés). Vous constaterez parfois la perte au moment où elle se produit (stocks endommagés, gaspillage), alors que dans d’autres cas, vous ne vous en rendrez compte que lorsque vous procéderez à un dénombrement des stocks.

Tous ces différents types d’ajustements peuvent être enregistrés dans Retail POS. Pour en savoir plus, consultez notre guide Traitement d’un ajustement de stocks.

Les ajustements de stocks ne sont pas directement envoyés à Xero. Vous devrez remplir un journal manuel dans Xero.


  Remarque

Pour en savoir plus sur l’utilisation de Xero dans Retail POS, consultez la section Xero du Centre d’assistance Retail POS ici.

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