L’historique des ventes est l’endroit où le personnel de votre boutique peut utiliser les fonctionnalités liées au point de vente, telles que la récupération des ventes et les retours.
Le personnel de votre boutique peut utiliser l’historique des ventes pour consulter les détails de la vente, retourner des ventes terminées, imprimer de nouveau ou envoyer des reçus par courriel, et récupérer et continuer les ventes à paiement différé, mises de côté ou en attente. Les administrateurs et les gestionnaires peuvent également apporter des modifications aux paiements effectués pour des ventes.
L’historique des ventes de votre boutique est accessible à la fois sur Retail POS pour ordinateur et sur Retail POS pour iPad. Pour en savoir plus l’utilisation de l’historique des ventes, choisissez la plateforme qui vous concerne ci-dessous.
Pour accéder à l’historique des ventes dans Retail POS sur ordinateur, accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes).
Pour accéder à l’historique des ventes dans l’application Retail POS sur iPad, appuyez sur le bouton menu en haut à gauche de l’écran pour ouvrir la barre latérale, puis sélectionnez Sales history (historique des ventes).
Trouver votre chemin
L’historique des ventes se compose de trois sections principales :
Onglets
En haut de la page de l’historique des ventes, vous verrez trois onglets : Toutes, Traiter un retouret Continuer une vente. Ces trois onglets vous permettent d’accéder rapidement à toutes les ventes que vous avez effectuées à ce jour, de traiter des retours ou de continuer des ventes (telles que les ventes mises de côté, en différé et en attente).
Filtres de recherche
Les filtres de recherche sont un excellent moyen d’affiner votre recherche pour trouver une transaction spécifique dans l’historique des ventes. Selon le nombre de transactions traitées dans votre boutique, les filtres de recherche peuvent faciliter vos recherches.
Vous pouvez filtrer selon la date ou plage de dates spécifiques, l’état de la vente, l’établissement où la vente a été effectuée, le numéro de reçu de la vente, l’utilisateur Retail POS de l’établissement qui a traité la vente ou le nom du client associé à la vente. Si tous les filtres ne sont pas visibles, cliquez sur More filters (plus de filtres).
Vous aurez ensuite la possibilité de filtrer également par établissement, utilisateur et date.
Liste des ventes
La liste des ventes se trouve sous les filtres de recherche. C’est là que sont enregistrées toutes vos ventes, en fonction de l’onglet que vous avez sélectionné et des filtres que vous avez spécifiés. Par défaut, les transactions les plus récentes figureront en haut de la liste et les renseignements de base de chaque vente s’afficheront.
Pour en savoir plus sur ces actions, le moment où il faut les utiliser et l’impact qu’elles ont sur votre vente, lisez les rubriques ci-dessous.
Consulter les détails d’une vente
Dans Retail POS, vous pouvez consulter des informations plus détaillées sur chaque vente que vous effectuez. Pour trouver ces renseignements, accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes) et trouvez la vente que vous souhaitez consulter.
Une fois la vente trouvée, cliquez sur l’en-tête de la colonne pour obtenir plus de détails sur la vente. Cela affichera les informations de la vente et le détail des produits associés à la vente et des paiements effectués. Cela vous donnera également accès aux options de gestion de la vente.
Depuis cette page, vous pouvez traiter des retours, modifier les paiements d’une vente, imprimer et envoyer de nouveau les reçus et continuer les ventes ouvertes, comme les ventes à paiement différé, mises de côté ou en attente.
Retourner une vente
Avant de commencer, veuillez noter que vous ne pouvez effectuer un retour que pour des ventes entièrement payées, y compris les ventes à paiement différé et mises de côté. Vous ne pouvez pas traiter un retour pour une vente à paiement différé ou mise de côté ouverte ni pour des retours ouverts.
Pour traiter un retour à partir de l’historique des ventes :
1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes), et trouvez la vente que vous souhaitez retourner.
Conseil
Cliquez sur l’onglet Process return (traiter un retour) puis recherchez le numéro du reçu de la vente.
2. Une fois la vente identifiée, cliquez sur la flèche d’inversion pour initier le retour.
Important
Cette flèche d’inversion sera grisée et il ne sera pas possible de cliquer dessus si un caissier n’est pas autorisé à traiter des retours dans votre boutique. Pour consulter les autorisations de votre compte, accédez à Setup > Users > Roles (configuration > utilisateurs > rôles).
Pour en savoir plus sur le traitement des retours sous forme d’échange ou de remboursement, veuillez consulter le guide complet Retour d’une vente dans Retail POS (X-Series).
Modifier les paiements d’une vente
Les rôles d’utilisateur gestionnaire et administrateur sont autorisés à modifier les paiements effectués pour des ventes depuis l’historique des ventes. Vous pouvez modifier le type de paiement, la date, l’heure et le montant des paiements, et ajouter des paiements supplémentaires aux ventes.
1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes) et trouvez la vente que vous souhaitez modifier.
2. Passez votre souris sur la ligne de la vente et cliquez sur l’en-tête de la colonne pour en afficher les détails.
3. Cliquez sur Edit (modifier).
4. Une boîte de dialogue s’ouvrira pour vous permettre de modifier les informations que vous souhaitez. Cela inclut la date de vente ainsi que le type, la date, l’heure et le montant du paiement. Vous pouvez également ajouter un autre paiement.
Important
- ne peut pas être utilisé pour les paiements par primes de fidélité, crédit en boutique ou cartes-cadeaux;
- ne peut pas être utilisé pour modifier l’arrondissement d’argent comptant;
- ne peut pas être utilisé pour corriger les paiements intégrés existants;
- ne peut pas être utilisé pour transformer un paiement non intégré en paiement intégré (opération impossible).
Annuler une vente
Vous pouvez utiliser l’historique des ventes pour annuler des ventes. L’annulation d’une vente renverra les produits vendus dans vos stocks et annulera tous les paiements effectués pour cette vente.
Types de ventes pouvant être annulées et conséquences de leur annulation :
- Ventes fermées : tout paiement effectué pour la vente est annulé (mais le remboursement au client doit être fait manuellement). Les produits sont replacés dans les stocks de Retail POS.
- Ventes en attente : la vente en attente est annulée, car aucun paiement n’a été effectué et aucun produit n’a été déplacé. La vente reste inscrite dans l’historique des ventes.
- Ventes mises de côté ou à paiement différé : tout paiement effectué pour la vente est annulé (mais le remboursement au client doit être fait manuellement). Les produits sont replacés dans les stocks de Retail POS.
- Retours : tout remboursement effectué pour la vente est annulé (y compris les crédits en boutique) et les produits qui avaient été replacés dans les stocks en sont déduits.
- Retours en attente : la vente en attente est annulée, car aucun paiement n’a été effectué et aucun produit n’a été déplacé. Le retour reste inscrit dans l’historique des ventes.
- Cartes-cadeaux : l’annulation d’une vente de carte-cadeau supprimera le solde de la carte-cadeau et le numéro de la carte-cadeau pourra être réutilisé.
Important
Les primes de fidélité gagnées grâce à une vente sont déduites lorsque cette vente est annulée. Les primes de fidélité utilisées comme mode de paiement pour une vente sont créditées sur le compte du client lorsque la vente est annulée.
Une vente pour laquelle un retour a été effectué ne peut pas être annulée puisque le retour a déjà cet effet. Cela ne change pas si le retour est annulé.
Annuler la vente :
Pour annuler une vente dans l’historique des ventes, commencez par trouver la vente et cliquer dessus pour en afficher les détails.
Ensuite, cliquez sur le bouton Void (annuler) à droite de votre écran.
Une boîte de dialogue s’ouvrira pour vous demander de confirmer si vous souhaitez bien annuler la vente (une annulation est irréversible). Si vous souhaitez annuler la vente, cliquez sur Void sale (annuler la vente).
Cela actualisera votre historique des ventes et l’état de la vente sera défini comme Voided (annulée).
Vous pourrez toujours voir les détails de la vente dans votre historique des ventes, même après l’avoir annulée. Cela vous permet de garder trace de la vente et de consulter les ventes annulées dans le futur.
Récupérer et continuer une vente
Il existe trois types de ventes que vous pouvez récupérer et continuer :
- les ventes en attente;
- les ventes à paiement différé;
- les ventes mises de côté.
Important
Vous ne pouvez récupérer et continuer une vente que si vous êtes connecté à l’établissement dans lequel la vente a été initiée. Par exemple, si une vente a été mise en attente dans l’établissement de Montréal, vous ne pourrez pas la continuer dans l’établissement d’Ottawa.
Le bouton Continue sale (continuer la vente) sera également grisé si votre compte utilisateur n’est pas autorisé à continuer la vente. Si vous passez votre curseur dessus, vous pourrez appuyer sur le bouton pour ouvrir une boîte de dialogue qui identifiera le problème.
Pour vérifier les autorisations de votre compte, accédez à Setup > Users > Roles (configuration > utilisateurs > rôles). Ici, vous trouverez un bouton bascule permettant d’activer ou de désactiver l’autorisation de continuer une vente.
Pour récupérer une vente en attente :
1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes).
2. Cliquez sur l’onglet Continue sale (continuer la vente) en haut de la page.
3. Sélectionnez Parked (en attente) dans le menu déroulant Status (état) et cliquez sur le bouton de recherche pour filtrer la liste et n’afficher que les ventes en attente.
4. Trouvez votre vente dans la liste des ventes en attente qui s’affiche et cliquez sur l’icône pour continuer la vente.
5. La vente s’ouvrira sur l’écran de ventes où vous pourrez continuer à la traiter comme d’habitude.
Pour récupérer une vente à paiement différé :
1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes).
2. Cliquez sur l’onglet Continue sales (continuer la vente) en haut de la page.
3. Sélectionnez En différé dans le menu déroulant État et cliquez sur le bouton de recherche pour filtrer la liste et n’afficher que les ventes à paiement différé.
4. Trouvez votre vente dans la liste des ventes à paiement différé qui s’affiche et cliquez sur l’icône pour continuer la vente.
5. La vente s’ouvrira sur l’écran de ventes et vous pourrez alors accepter un paiement en cliquant sur le bouton Pay (payer).
Si le client ne règle pas la totalité de la vente, acceptez le paiement et cliquez sur le bouton Vente à paiement différé pour associer le solde restant à la vente à paiement différé.
Remettez au client un reçu mis à jour pour sa vente.
Important
Vous ne pourrez pas supprimer des articles d’une vente à paiement différé ni annuler une vente à paiement différé en cours. Si vous avez intégré Xero, il est aussi important de ne pas ajouter d’articles à une vente existante, car la facture dans Xero ne sera pas mise à jour.
Pour récupérer une vente mise de côté:
1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes).
2. Cliquez sur l’onglet Continue sale (continuer la vente) en haut de la page.
3. Sélectionnez Layby (mise de côté) dans le menu déroulant Status (état) et cliquez sur le bouton de recherche pour filtrer la liste et n’afficher que les ventes mises de côté.
4. Trouvez votre vente dans la liste des ventes mises de côté qui s’affiche et cliquez sur l’icône pour continuer la vente.
5. La vente s’ouvrira sur l’écran de ventes et vous pourrez alors accepter un paiement en cliquant sur le bouton Pay (payer).
Si le client règle la vente en intégralité, vous devrez lui remettre les articles mis de côté et un reçu final mis à jour.
Si le client ne règle pas entièrement la vente, cliquez sur le bouton layby (mise de côté) pour remettre le solde restant de côté.
Pour en savoir plus sur les ventes mises de côté et leur fonctionnement dans Retail POS, cliquez ici.
Imprimer ou envoyer de nouveau un reçu
Selon les réglages de votre boutique, lorsque la vente est terminée, vous serez invité à fournir un reçu au client. Ce reçu peut être imprimé ou envoyé par courriel.
Imprimer un reçu depuis l’historique des ventes :
1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes).
2. Identifiez la vente dont vous souhaitez imprimer le reçu.
3. Passez votre souris sur la ligne de la vente puis cliquez dessus pour en afficher les détails.
4. À droite de cette vue détaillée, cliquez sur Print receipt (imprimer le reçu). Si vous cliquez sur ce bouton, l’écran d’aperçu avant impression s’affichera et vous pourrez imprimer le reçu.
Reçus-cadeaux
Vous pouvez également imprimer un reçu-cadeau si le produit acheté est un cadeau pour un tiers. Ce reçu-cadeau est une version simplifiée du reçu standard qui n’indique pas le prix ni les informations liées à la fidélité.
Imprimer un reçu-cadeau depuis l’historique des ventes :
1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes).
2. Identifiez la vente dont vous souhaitez imprimer le reçu.
3. Passez votre souris sur la ligne de la vente puis cliquez dessus pour en afficher les détails.
4. À droite de cette vue détaillée, cliquez sur Gift receipt (reçu-cadeau). Si vous cliquez sur ce bouton, l’écran d’aperçu avant impression s’affichera et vous pourrez imprimer le reçu.
Envoyer des reçus par courriel
Si l’envoi de reçus par courriel est activé dans votre boutique, vous serez invité à saisir l’adresse courriel du client. Si vous avez déjà ajouté un client à la vente et que son adresse courriel est renseignée dans Retail POS, le champ d’adresse courriel sera rempli automatiquement.
L’envoi de reçus par courriel est désactivé?
Vous pouvez envoyer un reçu par courriel à vos clients à partir de l’historique des ventes même si cette option est désactivée par défaut.
1. Accédez à Sell > Sales history (ventes > historique des ventes).
2. Identifiez la vente dont vous souhaitez envoyer le reçu par courriel.
3. Passez votre souris sur la ligne de la vente puis cliquez dessus pour en afficher les détails.
4. À droite de cette vue détaillée, vous pouvez voir le bouton Email receipt (envoyer le reçu par courriel).
5. Saisissez l’adresse courriel du client (si elle n’est pas déjà saisie) dans la fenêtre contextuelle qui s’ouvre.
Exporter les données de ventes
Vous pouvez choisir d’exporter vos 1 000 dernières ventes sous la forme d’un fichier CSV si vous souhaitez disposer de vos données de vente dans une feuille de calcul. Vous pouvez également appliquer des filtres à la liste des ventes afin d’exporter les 1 000 dernières ventes en fonction de vos paramètres de filtre.
Pour exporter vos 1 000 dernières ventes, définissez vos paramètres de filtre dans l’historique des ventes et cliquez sur Export list (exporter la liste).
Vos données de vente seront alors exportées sous la forme d’un fichier CSV.
Effectuer le traitement d’une commande
Les commandes en boutique vous permettent de traiter une vente incomplète pour un ou des produits qui peuvent être en rupture de stock au moment où un client se trouve en boutique, ou pour des clients prêts à recevoir les produits (ou qui souhaitent se les faire livrer ou les retirer plus tard).
Si votre boutique Retail POS a intégré votre boutique Ecwid (E-Series), BigCommerce, Shopify ou WooCommerce, les commandes en ligne effectuées sur ces plateformes seront synchronisées avec Retail POS.
L’historique des ventes est l’endroit où sont enregistrées toutes les commandes en magasin et en ligne, qui sont aussi présentes sur la page Commandes (Inventory > Fulfillments (stocks > commandes)). Sur cette page, vous pouvez gérer et modifier les commandes, y compris marquer les commandes incomplètes comme traitées lorsqu’elles sont terminées.
Pour connaître les détails du traitement des commandes dans Retail POS, consultez notre guide Qu’est-ce que le traitement des commandes dans Retail POS (X-Series)?