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Vente en gros dans Retail POS (X-Series)

Vente en gros dans Retail POS

Si votre boutique fait de la vente en gros, Retail POS peut vous aider à suivre, gérer et enregistrer les stocks et les ventes en gros.

Bien que Retail POS ne soit pas une solution dédiée à la vente en gros, il ne vous faudra que quelques minutes pour configurer votre boutique afin de permettre au mieux les transactions de vente en gros et au détail standard.

Cet article vous indique comment mettre en place ce système dans un entrepôt ou une arrière-boutique. Pour savoir comment traiter les transactions de vente en gros dans votre boutique physique, consultez cette section de notre article.

Comment puis-je configurer mon compte Retail POS pour faire de la vente en gros?

Important : Les étapes suivantes sont destinées aux marchands qui souhaitent vendre en gros à partir de leur entrepôt ou de leur arrière-boutique. Il est considéré que votre établissement est déjà implanté et que vous utilisez un appareil différent de celui que vous utilisez dans votre boutique physique. Si vous souhaitez vendre en gros directement depuis cette dernière, veuillez consulter cette section et l’avertissement qu’elle contient.

1. Ajouter une caisse :

Tout d’abord, ajoutez une caisse à votre entrepôt. Ainsi, vous pourrez suivre les ventes et créer un reçu personnalisé pour vos clients grossistes. Pour ajouter une caisse, accédez à Setup > Outlets and Register (configuration > boutiques et caisses) et cliquez sur « Add a Register » (ajouter une caisse). Si vous disposez également d’un établissement distinct, vous pourrez séparer les niveaux de stocks de votre établissement de vente au détail de ceux de votre entrepôt.

Le système vous redirigera vers la page de configuration de la nouvelle caisse et vous demandera de confirmer l’ajout de cette nouvelle caisse.

2. Créer un groupe de clients :

Vous devez maintenant créer un groupe de clients. Cela vous permettra de regrouper vos clients grossistes et de créer des réductions à l’échelle du groupe. Pour créer un groupe de clients, accédez à Customers > Groups (clients > groupes) et cliquez sur « Add Group » (ajouter un groupe).

Vous pouvez préciser le nom et l’identifiant du groupe (ces deux renseignements peuvent être identiques). Une fois que vous avez ajouté votre groupe de clients grossistes, vous devez ajouter des clients à ce groupe.

Si vous ne souhaitez ajouter qu’une petite sélection de clients, accédez à l’écran des clients et modifiez la fiche des clients concernés. Dans l’écran de modification, remplacez le groupe de clients par celui que vous venez de créer.

Si vous souhaitez ajouter un grand nombre de clients à votre groupe de clients grossistes, vous pouvez le faire en utilisant un fichier CSV de clients. Pour ce faire :

  • Exportez vos clients dans un fichier au format CSV à partir de la page Clients.
  • Ouvrez le fichier CSV dans votre logiciel tableur et trouvez la colonne « Customer Group » (groupe de clients).
  • Pour vos clients grossistes, saisissez dans cette colonne le nom du groupe que vous avez créé.

Important : Dupliquez le fichier CSV de clients ou effectuez une deuxième exportation avant d’effectuer toute modification. De cette façon, vous disposerez d’une sauvegarde de votre clientèle originale en cas de problème ultérieur.

3. Créer un catalogue de prix :

Une fois toutes ces étapes effectuées, vous pouvez créer un catalogue de prix, et y ajouter des produits et les promotions correspondantes pour le groupe de clients grossistes.

Pour configurer un catalogue de prix :

1. Accédez à Catalog -> Price Books (catalogue > catalogue de prix).

2. Cliquez sur New Price Books (nouveau catalogue de prix).

3. Personnalisez, au besoin, les paramètres du catalogue de prix :

Name (nom) : Ici, vous devez appeler le catalogue de prix « Vente en gros ».

Customer group (groupe de clients) : Sélectionnez le groupe de clients grossistes que vous venez de créer.

Outlet (établissement) : Sélectionnez l’établissement de votre entrepôt ou de votre arrière-boutique et assurez-vous que c’est le même que celui auquel vous venez d’ajouter votre nouvelle caisse.

Valid from (valable du) et Valid to (valable jusqu’au) : Laissez ces champs vides pour que la réduction soit valable immédiatement et se poursuive indéfiniment.

Une fois cette étape terminée, vous pouvez ajouter au catalogue de prix les produits que vous souhaitez vendre en gros. Pour savoir comment ajouter des produits au catalogue des prix, consultez cet article.

4. Désactiver l’option « Show discounts on receipts » (afficher les réductions sur les reçus) :

Les ventes concernant ce catalogue de prix seront traitées comme des ventes avec réduction et le montant de la réduction sera donc indiqué sur les reçus. Si vous ne souhaitez pas afficher ce montant sur les reçus, accédez à Setup > Outlets and Register (configuration > boutiques et caisses) et modifiez votre caisse de vente en gros.

Sélectionnez ensuite « No » (non) à côté de « Show discounts on receipts » (afficher les réductions sur les reçus).

5. Personnaliser votre reçu :

La caisse que vous venez d’ajouter étant réservée à vos clients grossistes, vous voudrez peut-être aussi personnaliser le reçu pour cette caisse. Pour ce faire, allez dans Setup > Outlets and Registers (configuration > établissements et caisses) et cliquez sur « Add Receipt Template » (ajouter un modèle de reçu).

Vous pouvez le configurer comme une facture au format A4 plutôt que comme un reçu standard en sélectionnant « Standard Invoice » (facture standard) dans la liste déroulante des types de reçus. Vous pourrez donc imprimer des factures comme celle-ci :

Une fois que vous avez personnalisé et enregistré ce nouveau modèle de reçu, modifiez à nouveau votre caisse de vente en gros et appliquez le nouveau modèle de reçu ici :

Tout est configuré, vous pouvez maintenant vendre en gros. Pour plus de détails sur le fonctionnement du processus de vente en gros, consultez les étapes ci-dessous.

Comment puis-je vendre en gros?

Une fois que vous avez configuré votre boutique en suivant les étapes ci-dessus, la vente aux clients grossistes est très simple.

Tout d’abord, assurez-vous que votre écran de ventes est vide et prêt pour la prochaine vente.

Ensuite, assurez-vous d’être sur la caisse de vente en gros.

Ajoutez un client qui appartient à votre groupe de clients grossistes sur l’écran de ventes, puis ajoutez les produits qu’il souhaite acheter.

Vous remarquez que les produits apparaissent sur l’écran de ventes au prix réduit que vous avez saisi dans le catalogue des prix de vente en gros.

Si vous encaissez le paiement immédiatement, traitez la vente comme d’habitude. Si le client souhaite payer à une date ultérieure ou si vous souhaitez le facturer depuis Xero, traitez la vente comme une vente à tempérament. Une fois que vous avez mis une vente à tempérament, vous ne pourrez plus y ajouter de produits. Si vous souhaitez continuer à ajouter des produits plus tard, vous devez d’abord mettre la vente en attente et la mettre à tempérament seulement après y avoir ajouté tous les produits.

Attention : Si vous traitez des ventes en gros dans votre boutique physique, il est très important que vous reveniez à votre caisse normale après avoir encaissé les paiements des ventes en gros. Si vous restez sur la caisse de vente en gros, toutes les ventes au détail seront enregistrées sur cette caisse et les clients au détail bénéficieront de la réduction comme s’ils achetaient en gros.

Vendre en gros dans votre boutique physique

Il peut arriver que vous souhaitiez vendre des produits de votre boutique de vente au détail à des clients grossistes. Dans ce cas, suivez les étapes de configuration listées ci-dessus, mais veillez à revenir à votre caisse normale après avoir encaissé les paiements des ventes en gros. Si vous restez sur la caisse de vente en gros, toutes les ventes au détail seront enregistrées sur cette caisse et les clients au détail bénéficieront de la réduction comme s’ils achetaient en gros.

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