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Utilisation de l’intégration de QuickBooks en ligne

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Cet article contient les sections suivantes  :

  • Comment mes fermetures de caisse sont-elles envoyées à QuickBooks en ligne?
  • Comment mes bons de commande sont-ils envoyés à QuickBooks en ligne?
  • Comment mes ventes à tempérament sont-elles envoyées à QuickBooks en ligne?
  • Comment traiter les remboursements lorsque j’utilise QuickBooks en ligne?
  • Comment les cartes-cadeaux fonctionnent-elles avec QuickBooks en ligne?
  • Comment le crédit en boutique fonctionne-t-il avec QuickBooks en ligne?

Comment mes fermetures de caisse sont-elles envoyées à QuickBooks en ligne?

Une fois que vous avez configuré l’intégration de QuickBooks en ligne, vos fermetures de caisse seront automatiquement enregistrées dans QuickBooks en ligne.

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Cela comprend :

  • Sales - XXX (ventes - XXX) : Le total des ventes de ce qui a été vendu est réparti en types de produits pertinents. Cette donnée utilisera le produit ou le service mis en correspondance dans les paramètres d’intégration.
  • Discounts given (réductions accordées) : Le montant total des réductions qui ont été accordées jusqu’à la fermeture de la caisse. Cette donnée utilisera le produit ou le service mis en correspondance dans les paramètres d’intégration.
  • Gift card liability (passif des cartes cadeaux) : Le montant total des cartes-cadeaux qui ont été vendues jusqu’à la fermeture de la caisse. Ce montant sera toujours associé au service de passif des cartes-cadeaux, mais le compte de passif peut être choisi dans les paramètres d’intégration.
  • Revenue received in advance (produits reçus d’avance) : Le montant total des dépôts pris pour les ventes non encore réalisées. Il sera toujours associé au service de produits reçus d’avance, mais le compte de passif peut être choisi dans les paramètres d’intégration.
  • Till discrepancies (écarts de caisse) : La différence entre le montant d’argent compté dans la caisse lors de la fermeture et le montant d’argent attendu. Ce montant augmentera ou diminuera le total du produit ou service mis en correspondance selon la différence.
  • Store credit liability (passif de crédit en boutique) : Le montant total du crédit en boutique remboursé aux clients dans la fermeture de caisse. Il sera toujours associé à ce service de passif de crédit en boutique, mais le compte de passif peut être choisi dans les paramètres d’intégration.

Que se passe-t-il si la fermeture de ma caisse ne s’affiche pas dans QuickBooks en ligne?

Parfois, l’envoi de la fermeture de votre caisse peut être retardé. Cela est généralement dû au fait que Retail POS doit mettre en file d’attente les demandes d’envoi d’informations à QuickBooks en ligne.

Dans ce cas, votre rapport de fermeture de caisse, situé dans Reporting > Register Closures (rapports > fermetures de caisse), comportera un logo QuickBooks en ligne rouge à côté de la liste de fermeture de caisse. Ce logo peut également apparaître si une erreur s’est produite lors de l’envoi de votre fermeture de caisse.

Vous pouvez cliquer sur le logo rouge pour réessayer d’envoyer les informations de fermeture de caisse à QuickBooks en ligne.

 


Comment les bons de commande sont-ils envoyés à QuickBooks en ligne?

Une fois que vous avez configuré l’intégration, vous aurez la possibilité d’enregistrer vos bons de commande dans QuickBooks en ligne.

Dans la page de gestion des stocks, vous verrez l’option Send to QuickBooks Online (envoyer à QuickBooks en ligne) à côté des bons de commande reçus. Cliquez sur cette option pour envoyer le bon de commande à QuickBooks en ligne.

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Une fois le bon de commande envoyé, la valeur de la commande sera envoyée au compte Actifs de stocks que vous aviez sélectionné dans votre page de paramètres de QuickBooks en ligne. Les bons de commande ne seront pas envoyés automatiquement à QuickBooks en ligne; vous devrez sélectionner Send to QuickBooks Online (envoyer à QuickBooks en ligne) pour chaque bon de commande que vous souhaitez envoyer à QuickBooks en ligne.

Vous pouvez en savoir plus sur la gestion des stocks avec l’intégration Retail POS/Quickbooks en ligne ici.


Comment mes ventes à tempérament sont-elles envoyées à QuickBooks en ligne?

Lorsqu’une vente à tempérament est créée dans Retail POS, elle est automatiquement envoyée à QuickBooks en ligne en tant que facture.

Si vous traitez un paiement sur la vente dans Retail POS, celui-ci sera également envoyé à QuickBooks en ligne et attribué à la bonne facture.

Si un paiement est effectué sur la facture dans QuickBooks en ligne, il ne sera pas synchronisé avec Retail POS. Vous devrez appliquer manuellement le paiement à la vente dans Retail POS en suivant ces étapes :

  • Trouvez la vente à tempérament du client dans le grand livre des ventes et cliquez sur Apply payment / refund (appliquer un paiement ou remboursement).
  • Sélectionnez le mode de paiement dans le menu déroulant Payment type (type de paiement).
  • Saisissez le montant payé dans le champ Amount (montant).
  • Sélectionnez la caisse où le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Register (caisse).
  • Sélectionnez la date à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment date (date du paiement).
  • Sélectionnez l’heure à laquelle le paiement a été encaissé dans le menu déroulant Payment time (heure du paiement).
  • Cliquez sur Save (enregistrer) pour finaliser le paiement.

Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont les ventes à tempérament dans Retail POS fonctionnent avec l’intégration de QuickBooks en ligne ici.


Comment traiter les remboursements lorsque j’utilise QuickBooks en ligne?

Pour l’instant, il y a quelques limitations quant à la façon dont vous pouvez traiter les remboursements lorsque vous êtes associé à QuickBooks en ligne.

Je rembourse un paiement effectué à l’aide d’un type de paiement intégré :

  1. Effectuez votre remboursement en utilisant le processus de remboursement standard de votre fournisseur de services de paiement dans Retail POS.
  2. Dans QuickBooks en ligne, effectuez un ajustement manuel pour enregistrer ce changement dans vos totaux de ventes.
  3. Si le montant que vous avez remboursé aux clients dépasse le total des paiements traités ce jour-là, la fermeture de votre caisse échouera. Veuillez contacter notre équipe de soutien technique.

Je rembourse un paiement effectué par le biais d’un autre type de paiement, tel qu’un paiement en argent comptant, par chèque ou par carte non intégrée :

  1. Effectuez votre remboursement en utilisant le processus de remboursement standard de Retail POS.
  2. Le total des ventes quotidiennes et les totaux des paiements en tiendront compte lorsque vous fermerez votre caisse.
  3. Si le montant que vous avez remboursé aux clients dépasse le total des paiements traités ce jour-là, la fermeture de votre caisse échouera. Veuillez contacter notre équipe de soutien technique pour obtenir de l’aide.

Comment les cartes-cadeaux fonctionnent-elles avec QuickBooks en ligne?

Lorsqu’une carte-cadeau est vendue ou rechargée, votre compte de passif de carte-cadeau augmente. Lorsqu’une carte-cadeau est échangée, votre compte de passif de carte-cadeau diminue du montant de l’échange.

Si vous avez activé l’expiration de la carte-cadeau, tout montant de carte-cadeau qui expire augmentera votre compte de produits de carte-cadeau.


Comment le crédit en boutique fonctionne-t-il avec QuickBooks en ligne?

Lorsque le crédit en boutique est émis manuellement, vos comptes de charges et de passif de crédit en boutique augmentent. Si le crédit en boutique est émis par le biais d’un retour, seul votre compte de passif de crédit en boutique augmentera.

Lorsque le crédit en boutique est échangé, votre compte de passif de crédit en boutique diminue pour le refléter.

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