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Fonctionnement et configuration de l’intégration QuickBooks en ligne

  Disponibilité de la fonctionnalité

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  Important

Cette intégration requiert un abonnement QuickBooks en ligne Plus ou Avancé.

Grâce à l’intégration QuickBooks en ligne, les clients Retail POS peuvent transmettre facilement les rapports de ventes de fin de journée, les comptes de paiement, les bons de commande, les cartes-cadeaux, le crédit en boutique et le coût des marchandises vendues à leur compte QuickBooks en ligne. Ainsi, les marchands peuvent maîtriser leur comptabilité rapidement et en toute simplicité, sans avoir à saisir les données deux fois.

Après avoir activé l’intégration :

  • Lorsque vous fermez votre caisse à la fin de la journée, les totaux des ventes et des paiements, y compris les écarts de caisse, sont transmis à votre compte QuickBooks en ligne.
  • Les ventes à tempérament seront envoyées à QuickBooks en ligne, ainsi que tous les paiements associés à ces ventes dans Retail POS.
  • Si vous utilisez des cartes-cadeaux ou des crédits en boutique, les montants totaux associés à ces fonctions seront transmis à QuickBooks en ligne.
  • Le montant total des paiements peut être envoyé sous la forme d’un total, ou vous pouvez choisir de le répartir par type de produit ou de stocks en utilisant les types de classifications que vous avez configurés dans Retail POS.
  • Vous pouvez également choisir d’envoyer un résumé du coût des marchandises vendues (CMV) à votre compte QuickBooks en ligne. Cette option utilise une méthode de calcul par moyenne pondérée. Vérifiez donc auprès de votre comptable si cela convient à votre entreprise.
  • Les bons de commande peuvent également être envoyés à QuickBooks en ligne si vous le souhaitez.

Cela vous permet de rapprocher facilement vos transactions sur votre compte bancaire.

Avant de configurer l’intégration QuickBooks en ligne

Que faut-il savoir avant de commencer?

Seuls les comptes QuickBooks en ligne peuvent être intégrés à Retail POS.

Les paiements appliqués aux ventes à tempérament dans Retail POS seront synchronisés avec Quickbooks en ligne, mais les paiements appliqués aux ventes à tempérament dans QuickBooks en ligne ne seront pas synchronisés avec Retail POS. Ces paiements devront être enregistrés manuellement dans Retail POS.

Si vous êtes aux États-Unis, l’intégration QuickBooks en ligne ne doit être utilisée que si tous les produits de chaque établissement ont le même taux de taxe. En effet, QuickBooks en ligne (États-Unis) ne permet d’associer qu’un seul taux de taxe par transaction.

Par exemple, si la plupart des articles d’une boutique utilisent un taux de taxe combiné de 15 %, contre 5 %, pour d’autres articles, vous ne devez pas utiliser l’intégration.

Cela ne concerne pas les marchands qui utilisent un taux de taxe différent dans différents établissements. Par exemple, 10 % sur les produits de l’établissement A et 5 % sur les produits de l’établissement B, à condition que tous les produits d’un même établissement aient le même taux de taxe.

Cela ne concerne pas non plus les marchands dont tous les produits d’un établissement sont soumis à un même taux de taxe, mais dont certains produits sont détaxés (0 % de taxe).

N’utilisez pas l’intégration si vous avez appliqué des taux de taxe personnalisés à un produit dans un établissement, comme une taxe de luxe sur certains articles ou un taux de taxe moins élevé pour les fruits ou légumes frais.

L’intégration QuickBooks avec Retail POS vous permet les choses suivantes :

  • Transmettre les fermetures de caisses à QuickBooks. Nous pourrons ainsi suivre les totaux de vos ventes et de vos paiements.
  • Associer les montants totaux des rabais à une réduction dédiée dans QuickBooks en ligne.
  • Transmettre des totaux des ventes sous forme de montant total ou réparti par types de produits.
  • Envoyer le coût des marchandises vendues (CMV) à QuickBooks en ligne chaque jour.
  • Envoyer des bons de commande à QuickBooks en ligne.
  • Envoyer le total des crédits en boutique à QuickBooks en ligne.
  • Envoyer le total des cartes-cadeaux à QuickBooks en ligne.
  • Envoyer des ventes à tempérament à QuickBooks en ligne.

Certains éléments ne pourront pas être transmis automatiquement à QuickBooks, tels que :

  • les ventes mises de côté.

Connecter QuickBooks en ligne à votre compte Retail POS

Avant de commencer la configuration

  1. Configurez tous vos taux de taxe dans Retail POS.
  2. Configurer tous vos taux de taxe dans QuickBooks en ligne.
  3. Configurez un produit d’écarts de paiements dans QuickBooks en ligne. Vous pourrez ainsi surveiller les différences entre le montant estimé et le montant réel lors de la fermeture de votre caisse.
  4. Créez un compte d’actifs de stocks dans QuickBooks en ligne. C’est là que seront envoyés vos bons de commande.
  5. Si vous souhaitez que les totaux de vos ventes soient répartis par type de produit, assurez-vous d’avoir bien défini les types de produits dans Retail POS.
  6. Si vous souhaitez associer les rabais à un article différent, créez une réduction dans QuickBooks en ligne.
  7. Configurez un produit ou service correspondant dans QuickBooks en ligne pour chaque type de produit répertorié dans Retail POS.
  8. Configurez un compte de passif et un compte de charges pour les crédits en boutique et les cartes-cadeaux dans QuickBooks en ligne.

  Remarque

Au moment de choisir l’endroit où envoyer les écarts de ventes et de compte, vous ne pourrez sélectionner que vos produits et services QuickBooks en ligne. Vous ne pourrez pas sélectionner tous vos comptes. QuickBooks en ligne propose un produit de vente configuré par défaut.

Pour en savoir plus sur les produits et services de Quickbooks en ligne, ou sur la façon de créer un produit dans QuickBooks en ligne, cliquez ici. Nous vous recommandons de terminer cette étape avant d’activer l’intégration.

Vous pouvez maintenant lancer la configuration.

Configurer l’intégration QuickBooks en ligne

  1. Accédez à la page Setup > Apps (configuration > applications).
  2. Dans la section Track financials (suivi des finances), cliquez sur Add to Lightspeed Retail (ajouter à Lightspeed Retail) sous QuickBooks en ligne. Si vous n’êtes pas déjà connecté à QuickBooks en ligne, vous serez invité à vous connecter.
  3. Cliquez sur Authorize (autoriser) pour confirmer que vous souhaitez associer votre compte QuickBooks en ligne à votre compte Retail POS. Vous serez alors redirigé vers la page des paramètres QuickBooks en ligne dans Retail POS.
  4. Sélectionnez le produit QuickBooks en ligne vers lequel vous souhaitez envoyer vos totaux de ventes quotidiennes. Si vous décidez de répartir vos ventes quotidiennes par types de produits, ce compte recevra uniquement les ventes sans type défini.
  5. Sélectionnez le compte QuickBooks en ligne auquel vous souhaitez transmettre les écarts dans votre compte de fin de journée.
  6. Sélectionnez le compte QuickBooks en ligne vers lequel envoyer vos écarts d’arrondi. Retail POS inclura une ligne d’arrondi pour s’assurer que la facture associée à la fermeture de caisse correspond au total des paiements reçus.
    Le montant total des paiements doit TOUJOURS correspondre au montant reçu dans Retail POS, toutefois, en raison de différences de système de calcul entre QuickBooks et Retail POS pour le total des ventes, la facture peut présenter quelques différences. Une ligne d’arrondi sera utilisée si les totaux diffèrent.
  7. Si vous souhaitez que les rabais soient associés à un article différent dans QuickBooks en ligne, sélectionnez-le dans le menu déroulant. Sinon, laissez ce champ vierge.
  8. Si vous souhaitez utiliser des rapports par type de produit, cochez la case, puis faites correspondre chaque type de produit à un produit ou un service correspondant dans QuickBooks en ligne.
  9. Vous pouvez choisir de transmettre les renseignements sur les dépenses à QuickBooks en ligne. Laissez ces champs vides si vous ne souhaitez pas enregistrer les informations relatives au coût des marchandises vendues (CMV) dans QuickBooks en ligne. Vous devrez sélectionner à la fois un compte de coût des marchandises vendues et un compte d’actifs de stocks. Si vous n’êtes pas sûr de l’option à choisir, consultez votre comptable. Vos bons de commande seront envoyés au compte que vous aurez sélectionné pour les actifs de stocks.
  10. Si vous utilisez le crédit en boutique, sélectionnez un compte de passif et un compte de charges pour le crédit en boutique dans les menus déroulants de la section Liabilities (passifs).
  11. Si vous utilisez des cartes-cadeaux, sélectionnez un compte de produits et de passif pour les cartes-cadeaux dans le menu déroulant de la section Liabilities (passifs).
  12. Pour chaque type de paiement, sélectionnez le type de paiement correspondant dans QuickBooks en ligne.

  13. Pour chaque type de taxe, choisissez le type de taxe correspondant dans QuickBooks en ligne. Les taxes groupées dans Retail POS doivent être associées à une taxe groupée dans QuickBooks en ligne.

  14. Cliquez sur Save (enregistrer) pour activer l’intégration.

L’intégration est à présent configurée!

  Important

Si vous ajoutez d’autres types de paiements, taux de taxe ou types de produits, n’oubliez pas de mettre à jour vos paramètres QuickBooks en ligne avec ces informations.

Pour plus d’informations sur l’utilisation de l’intégration QuickBooks Online, consultez notre guide Utilisation de l’intégration QuickBooks.

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