Les ventes à paiement différé sont des ventes pour lesquelles vous émettez une facture pour la vente de biens ou de services au client. L’activation de l’intégration Xero vous permet de créer facilement des factures pour les ventes à paiement différé dans Xero.

Important

• Les ventes à paiement différé doivent être associées à un client.
• Il est impossible d’effectuer un paiement excédentaire sur une vente à paiement différé lorsque l’intégration Xero est activée. Cela inclut la saisie du montant en espèces proposée dans Retail POS, plutôt que le montant exact (par exemple 50 $ de paiement en espèces pour une vente de 48,75 $).
• Si une facture de vente à paiement différé est définie comme ébauche ou en attente, elle devra être définie comme approuvée avant que vous puissiez accepter le paiement dans Retail POS.
• Une fois que vous avez mis la vente en différé, vous ne devez pas ajouter d’autres articles à la vente, car le total de la facture dans Xero ne sera pas mis à jour.
• Si vous appliquez un paiement à une vente à paiement différé dans Xero, le paiement sera automatiquement synchronisé avec Retail POS.

Fonctionnement

Effectuer la vente

• Sur l’écran de ventes, ajoutez les articles et le client à la vente, cliquez sur Pay (payer) et choisissez On account (vente à paiement différé).
• La vente sera enregistrée dans Xero, créant ainsi une facture de comptes débiteurs. L’état de cette facture (approuvée, en attente d’approbation ou ébauche) est déterminé par le paramètre que vous avez choisi lorsque vous avez activé l’intégration.

Configurer une date d’échéance pour la vente

Si vous n’avez pas défini de date d’échéance par défaut pour les factures de vente dans Xero, les ventes à paiement différé seront dues immédiatement après leur création. Si vous souhaitez définir une nouvelle date d’échéance par défaut pour les ventes à paiement différé, consultez cet article.

Traiter le paiement d’une vente

Vous pouvez accepter le paiement de la vente soit dans Retail POS, soit dans Xero.

Recevoir le paiement dans Xero

• Lorsque vous appliquez un paiement à une vente à paiement différé dans Xero, le paiement est automatiquement synchronisé avec Retail POS. Vous pouvez vérifier manuellement les paiements Xero.

Recevoir le paiement dans Retail POS

• Trouvez la vente à paiement différé du client dans Historique des venteset cliquez sur Continuer la vente.
• Cliquez sur Pay (payer) et appliquez le montant du paiement.
• Si la vente n’est pas entièrement payée, cliquez sur On account (vente à paiement différé) pour mettre le reste du solde à paiement différé.
• Le paiement sera automatiquement comptabilisé dans Xero.

Que se passe-t-il ensuite?

Lorsque vous fermez votre caisse à la fin de la journée, toutes les ventes à paiement différé commencées et tous les paiements effectués sur les ventes à paiement différé seront notés dans votre rapport de fermeture de caisse.

Veuillez noter qu’une fois qu’une facture a été enregistrée dans Xero, les articles de la facture Xero deviennent définitifs. Ainsi, si vous supprimez des articles de la vente à paiement différé ou en ajoutez dans Retail POS, ces modifications ne seront pas enregistrées dans Xero (l’API de Xero ne le permet pas actuellement). Seuls les paiements seront comptabilisés dans la facture Xero.

Rapprocher la facture et le paiement dans Xero

Il est important de noter que les paiements des ventes à paiement différé sont notés sur les factures de fin de journée/de fermeture de caisse enregistrées dans Xero. Cela permet d’équilibrer les paiements déjà affectés à leur facture d’origine dans Xero.

Si vous avez reçu le paiement de la vente dans Retail POS, vous devrez rapprocher le paiement lorsqu’il sera déposé sur votre compte bancaire et apparaîtra dans votre flux de paiement Xero.

N’oubliez pas que ce paiement sera probablement combiné aux dépôts pour les montants des ventes quotidiennes/de la fermeture de caisse pour ce jour sur votre compte (qu’il s’agisse de paiements en argent comptant ou par carte).

Il se peut que vous deviez rapprocher le dépôt de plusieurs factures : la facture pour la fermeture de votre caisse et la facture pour la vente à paiement différé. Consultez le centre d’assistance de Xero pour obtenir de l’aide.